Opening en welkom door Henk-Jan Bodewitz

Een uitvoerige voorstelronde volgt. Aan het eind van dit verslag is daarvan een weergave te zien (omvang bureaus, etc.)

Toelichting op het platform door Lydia Hubregse

Lydia is contactpersoon vanuit het VSObestuur. Dit platform is een vervolg van een eerder platform kleine bureaus. In dat platform bleken veel zaken aan de orde te komen die van belang waren voor elke O&S, ongeacht omvang. Dat waren zaken die met strategie en bedrijfsvoering te maken hadden. Vandaar dat het VSO-bestuur dit initiatief voor een platform op dit terrein wil stimuleren. Van de 70 gemeenten met een O&S afdeling/bureau zijn er nu 22 op deze vergadering, een goede opkomst. Lydia spreekt de hoop uit op een platform dat kan leiden tot bruikbare initiatieven voor de positionering van O&S en haar bedrijfsvoering. Het platform kan adviezen geven aan het bestuur, en de deelnemers kunnen hopelijk met de uitwisseling ook hun eigen organisatie verbeteren. Om enig zicht te hebben hoe het er feitelijk voor staat met de positie etc van O&S is een uitgebreid onderzoek gehouden onder alle afdelingen/bureaus.

Onderzoek belicht door Mart van der Poel

Mart licht het onderzoek toe. Zie de presentatie op de website en bij dit verslag. De respons is erg hoog: betrof 52 van de 77 O&S afdelingen. Enkele zaken vallen op n.a.v. de presentatie, enkele opmerkingen uit de discussie: Vaak zijn afdelingshoofden/ beleidsambtenaren opdrachtgever voor O&S. Maar is dit niet per definitie, omdat altijd intern dit commitment moet zijn bij een opdracht? Verder wordt gezegd dat altijd wordt geëvalueerd met opdrachtgever, maar is dat werkelijk zo intensief. Opvallend is dat bureaus die relatief veel tijd besteden aan statistiek, zichzelf minder associëren met de functie van meedenken met beleid uit te oefenen. Voorts: Interessant zou zijn te kijken of er een relatie is tussen ontevredenheid met huidige taken en de wens tot andere vaardigheden. Een onbeantwoorde vraag is nog: zouden GSB gemeenten anders rapporteren?

Lezing door Jaring Hiemstra

Auteur van boek "Presterende gemeenten". Heeft vier jaar gewerkt in gemeente Zaanstad, niet bij O&S. Is mededirecteur van bureau Hiemstra/ de Vries etc., een bureau dat onder meer organisatieadviezen geeft bijvoorbeeld op het terrein van Shared Services /Middelen.

Voor de lezing kunt u de sheets downloaden van de VSO-website.

Enkele statements: Er wordt tegenwoordig als het gaat om presteren van gemeenten te veel gedacht in efficiency verbetering. Dat is belangrijk, maar er zijn ook andere manieren van presteren die minder makkelijk te meten zijn maar wel bij de taken van een gemeente horen. Doet een gemeente genoeg aan ontwikkeling, bijvoorbeeld gemeenten met een groeistatus. Oefent ze haar functie als handhaver goed genoeg uit? Doet de gemeente het goed volgens burgers, volgens stakeholders?

De boodschap voor O&S is goed.

Maatschappelijke ontwikkelingen leggen meer druk op gemeenten (en op O&S) om zichzelf te kunnen vergelijken met de andere presterende gemeenten. Dualisering geeft een rol voor O&S (bijdrage burgerjaarverslag, etc.). Maar ook de verzakelijking draagt in feite bij aan een sterkere rol voor O&S. Je zou als O&S meer als sparringpartner van CMT en B&W kunnen kijken naar de "performance" van de gemeente, in die zin meer bijdragen aan programmabegroting, productbegroting, managementrapportages.

De positie van O&S

De positie van O&S is zeer verschillend en dat zegt iets over hoe men tegen O&S aankijkt. Vindt men het wenselijk om O&S politiek aan te sturen (onder een wethouder) of liever 'onafhankelijk' (onder burgemeester). In lijn of in staf? Hiemstra bepleit zoveel mogelijk: wees een sparringpartner voor de top van de organisatie, en als je in een facilitaire sector zit:

" niet te veel: u vraagt wij draaien".

Bedreigingen
Een O&S moet zich ook afvragen of zij een grote organisatie moet zijn. Een deel van haar taken kan uitbesteed worden. Men streept makkelijker weg bij O&S, dus wat behoor je dan in essentie te doen?.
O&S moet meer aansluiten bij het primaire proces, "praat met mensen, wat is nodig voor hen, daag ze uit om over hun performance te praten, wordt niet te instrumenteel "(dwing niet per mail af wat men doet met omnibusresultaten). "Draag bij aan de programmabegroting, laat het niet te veel een P&C speeltje worden."
Hiemstra betoogt meer na te denken over het rendement van O&S, misschien is er teveel  informatie, wordt het vooral gebruikt als windowdressing.
Hoe wordt de meerwaarde van O&S gepercipieerd? Hoe krijg je die meerwaarde over de Buhne (dat is een andere invalshoek dan op het standpunt blijven staan dat je betrouwbaar en solide informatie verschaft en goed onderzoek doet, maar met het O&S werk toch niet zo'n stevige rol speelt in de organisatie).
Conclusie: veel kansen, maar ook veel bedreigingen.

Discussie invulling platform
Tineke Bouchier licht toe welke indeling in thematiek de voorbereidingsgroep zich voorstelt. (1) Altijd zou je een strategische kwestie aan de orde kunnen laten komen, maar ook is het zinvol (2) tips en trics uit te wisselen en daarnaast het platform (3) goede instrumenten te laten ontwerpen waar we in onze bedrijfsvoering voordeel mee kunnen doen. Natuurlijk zoeken we naar aardige inleidingen over een en ander en hoeven deze drie thema's niet altijd evenveel aandacht op een platform. En buiten het platform kunnen werkgroepen aan de slag om iets verder uit te werken.

De kerngroep zal bezien op welke wijze invulling gegeven kan worden aan deze drie thema?s bijvoorbeeld in de vorm van drie sub-groepen. Op de volgende bijeenkomsten van het platform zal de aanpak worden besproken.

De uitkomsten van de drie groepen:

"Strategie"

§         Waardenvrijheid, onafhankelijkheid, versus sparringpartner, welke rol professionele rol

§         Samenwerking, regionalisering en effect daarvan op efficiency

§         Uitbesteden, of zelf doen, wat is de meerwaarde van O&S

§         Na strategische keuze, hoe te implementeren?

§         Programmabegroting: wie is eigenaar van de informatie, beleidsafdeling of gemeenteraad etc.

§         Inhoud of geld (meegaan in commercialisering van onderzoek?)

§         Landelijke monitoren/ benchmarks: deelnemen en in het extreme geval geen onderzoek doen maar alleen adviseren (over benchmarks) of toch eigen monitor in je gemeente uitvoeren?

"Instrumentontwikkeling"

§         Onderzoekspool: laat een groepje dit idee op haalbaarheid onderzoeken en kijk naar frequentie, soort capaciteit, naar het gebied wat het moet bestrijken

§         Certificering/ kwaliteitszorg: Kijk welke criteria van belang zijn, wat zijn voor- en nadelen van certificering, is het nodig of niet in relatie tot de markt

§         Urencalculatie: maak een deugdelijk offertevoorbeeld, probeer tot goede tarieven te komen, bespreek wanneer een opdrachtgever moet betalen of niet

"Tips and trics"

Ervaringen uitwisselen over:

§         Programma en productbegroting

§         Follow up onderzoek

§         Profilering in de organisatie, bijv. aan de hand van folder, kerncijfers

§         Beleidsevaluaties

§         Dualisering (rol bij burgerjaarverslag, 213A, rekenkamer)

§         Tijdregistratie (organisatorische zaken), werkplan, afdelingsplan

§         Inventariseren omvang, taken en positie O&S

Lydia sluit de bijeenkomst af met de vraag wie aan de kerngroep willen deelnemen. Naast Lydia, Henk-Jan en Tineke zeggen de volgende personen hun medewerking toe: Isabel Suarez, Tineke Brouwers, Liesbeth Veenstra, Pieter-Jan Holen, Erik van Esterik.

De voorbereidingsgroep zal kijken hoe deze ideeën voor de volgende platforms op de agenda gezet kunnen worden.