Datum: 30 maart 2004

Locatie: Oude Raadhuis van de gemeente Roosendaal

Aanwezig: de heren Bodewitz (Almere), Rijerse (Zeist), Ploeger (Zoetermeer), Schmid (Coevorden), Van der Poel (Roosendaal), Nonhebel (Meppel), Van de Hurk (Delft), Edelmann (PON), Van Tuyl (Eindhoven), de Leur (Bergen op Zoom) , De Schipper (Bergen op Zoom) en de dames: L. Hubregtse (Ede),  Brouwer (Hengelo), Ruys (Helmond), Ten Broeke (Amsterdam), Van de Wouw (Houten)

Ontvangst

Na ontvangst met koffie, melk en broodjes heette onze gastheer Mart van de Poel om kwart over één 17 aanwezigen welkom. Na een korte kennismakingsronde gaf Mart onze gastspreker Wim de Schipper uit Bergen op Zoom het woord.

Wim stelt zichzelf voor.  Kern van zijn eigen introductie is zijn twee functies bij de gemeente  te weten concerncontroller en onderzoeker bij de lokale rekenkamer. Vooral vanuit zijn tweede functie bestaat belangstelling voor de inhoud van artikel 213a en meer algemeen kwaliteitsverbetering.

213 a

In artikel Art. 213a van de Gemeentewet staat: Het College verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij een verordening met regels hierover op. Het College brengt op zijn beurt schriftelijk verslag uit aan de raad over de resultaten van de onderzoeken.
Ook andere artikelen uit de Gemeentewet  hebben te maken met kwaliteit zoals art. 212  met regels financieel beheer en financiële organisatie en art 213 met regels over de accountantscontrole. En dan art 182 die ingaat op de instelling van de rekenkamer. Deze doet onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Tenslotte is daar art 155 waarin staat dat de raad ook over de mogelijkheid beschikt onderzoeken in te stellen. Daarnaast bestaan nog onderzoeken als zelfevaluaties, quick-scan en ARBO-audit

Het belang van kwaliteit

Het begrip kwaliteit wint nog steeds terrein niet alleen in het bedrijfsleven maar ook bij de overheid en dan vooral voor haar dienstverlening. Ook het begrip integriteit staat weer in de belangstelling als het gaat over de wijze waarop de dienstverlening tot stand komt. Bij onvoldoende aandacht  bestaat de inhoud van sancties uit (langdurige procedures, aansprakelijkheid en of mogelijk stemmenverlies.

Het bereiken van kwaliteit

Eigenlijk is kwaliteit is de eindresultante van maatregelen in verschillede fasen van dienstverlening. Dat kan zijn in de

Beleidsfase, inrichtingsfase, uitvoeringsfase en de toetsingsfase.

Wim is van oordeel dat  kwaliteit in al zijn facetten zoveel mogelijk in de primaire processen verankerd moet zijn volgens het principe do it right the first time !

Wim toont een kwaliteitspiramide waarbij de rekenkamerfunctie als laatste in de rij staat  Ook elke audit zoals die in het kader van artikel 213a moet plaatsvinden  komt tijdens de toetsingsfase en dat betekent in ieder geval niet aan het begin. 

Wat is een audit? 

Dit is het uitspreken van een oordeel over de kwaliteit van het functioneren van de organisatie of onderdeel daarvan, of een beleidsveld met als doel kwaliteitsborging en/ of verbetering te bewerkstelligen. Het oordeel moet wel gebaseerd zijn op een onafhankelijk onderzoek.  En met dat laatste bedoelt Wim dat de onderzoeker formeel maar ook mentaal onafhankelijk moet zijn.

Er bestaan diverse type audits. Denk aan object (organisatie, beleidsveld) en  integraal of partieel. En gangbare vormen daarbij zijn bijvoorbeeld een  interne controle en  een accountantscontrole.

Gezien het brede werkterrein en de daarbij behorende diversiteit aan dienstverlening dat de gemeente kent is het aantal mogelijkheden voor audits bijna onuitputtelijk!  Daartegenover staat een schaarste aan capaciteit. En daar komt bij dat die capaciteit ook ?aan de voorkant? nodig is.  Conclusie van Wim:   toepassing art. 213a vereist strategie en selectie

In Bergen op Zoom volgen we daarom de volgende strategie. Voor de lange termijn ontwikkelt de organisatie zich aan de hand van het zogeheten INK-model.  Daarnaast zullen audits plaatsvinden op basis van risico-analyse. Een hoog afbreukrisico komt eerder voor een audit in aanmerking dan een activiteiten met een laag risico. Zo zal de kwaliteit van sportvelden niet volgens een audit getoetst worden aangezien  de gebruikers hierover wel tijdig aan de bel zullen trekken.

Voor de korte termijn zet Bergen op Zoom de beschikbare capaciteit nu vooral in voor de kwaliteitsverbetering in relatie met het INK-model. Voor wat  de betreft is de aandacht gericht op voortzetting van bestaande auditvormen en tevens het plus op peil brengen interne controle.

In een volgende fase wil de organisatie zich voorbereiden op voorbereiden het maken van een risico-analyse als basis voor een auditplan.

Wat betekent dit voor OS?

De Kerntaak van O&S is het systematisch verzamelen, analyseren en rapporteren van gegevens in het kader van beleid en bedrijfsvoering. De bijdrage van O&S is in dit geheel dan vooral gericht op het genereren van informatie over de resultaatsgebieden van het INK-model. Denk hierbij aan statistische informatie over bereiken van beoogde beleidseffecten of mate van tevredenheid inwoners over gemeentelijke dienstverlening of medewerkerstevredenheids-onderzoek

 In het uiteindelijke streefbeeld maakt al deze informatie onlosmakelijk onderdeel uit van de beleidscyclus van de gemeente en daarmee ook van de primaire processen.

Naar het oordeel van Wim is de taak van O&S bij de uitvoering van art. 213a dan ook bescheiden, omdat taak zich naar inhoud zich vooral richt op informatie die nodig is voor / onderdeel uitmaakt van primaire processen. Audits in het kader van art. 213a hebben als kenmerk dat ze worden uitgevoerd vanuit een onafhankelijke positie. Functionarissen die in eerdere instantie betrokken zijn geweest bij het primaire proces, komen dan niet in aanmerking voor een rol als auditor. 

Taak O&S
Wel ziet Wim taak O&S in geheel van de kwaliteitspiramide. Dat betekent vooraf meedenken over SMART geformuleerde doelstellingen voor de resultaatsgebieden. Daarbij hoort ook het systematisch verzamelen, analyseren en rapporteren over het bereikte resultaten. Daarnaast kan O&S bij audits en  rekenkameronderzoeken ondersteuning bieden door bij (aanvullend!) onderzoek naar effectiviteit van beleid.

Volgende bijeenkomst?

Onder de aanwezigen in Roosendaal was nog niemand te vinden die voor drie nieuwe bijeenkomsten de kar wil trekken. Er ontstond bovendien discussie over nut en noodzaak van een aparte groep van kleine bureaus aangezien de onderwerpen ook bij ander bijeenkomsten als thema worden gekozen. Samen met Lydia Hubregtse als contactpersoon vanuit het bestuur gaat het driemanschap van de huidige voorbereidingsgroep nadenken over de toekomst van het platform. Daarom is er ook nog geen nieuwe datum van samenkomst gekozen en ontbreekt ook nog een onderwerp. Zodra er meer bekend is krijgen de leden van de kleine bureaus bericht.