Locatie: Raadhuis gemeente Zeist
Aanwezig: de heren Bodewitz (Almere), De Jong (Leiden), Rijerse (Zeist), Ploeger (Zoetermeer), Schakel (Den Helder), de Nijs (Waalwijk), Van Dam ( Emmen), Schmid (Coevorden), Van der Poel (Roosendaal), de Leur (Bergen op Zoom) , de dames: Mensinga (Amstelveen). M. Overwater (Barendrecht), L. Hubregtse (Ede), ?? (Hengelo), Janssen (Nieuwegein), Bouchier (Purmerend),

Na koffie en broodjes was een vliegende start niet zeker. Het snoer dat laptop en beamer moest verbinden was zoek en zonder beamer is presenteren minder gemakkelijk. Toen het snoer toch nog opdook konden we om half twee, na een kort welkomstwoord van Frans de Leur beginnen.
Tineke Bouchier was gevraagd voor een inleiding over de ervaringen van O&S met de programmabegroting. Haar presentaties droeg de titel: Beleid meetbaar maken , onderzoeksinspanningen voor een programmabegroting. Tineke gaat in op rol die een afdeling O&S kan spelen bij de opzet, inhoud van de programmabegroting. Aan doelen van output maar ook aan die van de beoogde maatschappelijke effecten worden kengetallen gehangen. Tineke laat aan de hand van Purmerendse voorbeelden de inhoud hiervan zien en geeft de betrokkenheid van O&S aan. Haar volledige presentatie is te zien op de vso site. Tineke gaf de aanwezigen in ieder geval mee dat als O&S bij de programmabegroting wordt betrokken je dit als een apart project moet zien. Je doet die klus er niet even bij. Tijdens de discussie bleek ook dat je op moet passen dat je als afdeling niet volledig meegezogen wordt bij de gesprekken over doelen, indicatoren, kengetallen.

Hierna kwam collega Gerard Rijerse uit de gastgemeente Zeist aan het Woord. Zijn presentatie draaide om
artikel 213 a van de gemeentewet. Hierin staat dat verplicht onderzoek nodig is naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (art. 213a).
Sinds de gemeenteraadsverkiezingen van 2002 zijn alle gemeenten duaal. Gemeenteraad, college en de secretaris is daarbij een duidelijker plaats aangewezen. Ook is de gemeentewet gewijzigd. Daardoor zijn de controlerenende en evaluerende taken van raad en college veel nadrukkelijker in beeld gekomen. Er is nu een wettelijke basis gekomen voor beleidsevaluatie. In ieder geval berust een deel van de evaluatie op onderzoek zoals dat door O&S- ers wordt uitgevoerd. Dat betekent, dat naast een taak bij de beleidsvoorbereiding, er ook een taak komt bij de beoordeling van het gevoerde beleid. Na een wettelijke kader voor het instellen van de rekenkamer en de opzet van een burgerjaarverslag geldt dat wettelijke kader ook voor taken van een O&S afdeling. De tekst die Gerard maakte bij de dia?s staat ook op de vso site.

Bij de discussie bleek dat als gevolg van de komende veranderingen in Almere vertegenwoordigers van Financiën, P&O en van O&S over de inhoud van artikel 213 a in gesprek zijn. Bij doeltreffendheid en doelmatigheid staan niet alleen O&S producten centraal. Ook organisatorische en financiële processen maken onderdeel uit van het onderzoek waarover artikel 231a spreekt. Voor bijna iedereen was de inhoud van artikel 213 a en de relatie met in O&S taken onbekend. Mede daarom en omdat een gemeente eind 2004 een onderzoeksplan moet bezitten is het idee geopperd op de volgende bijeenkomst de inhoud van artikel 213 a tot onderwerp te kiezen.

De uitgezette mini-enquête leverde 17 reacties op. De betrokkenheid van de O&S- ers bij de programmabegroting is zeer verschillend. Vlissingen kwam als verst gevorderde uit de bus als het gaat over betrokkenheid bij de programmabegroting.

Volgende bijeenkomst:
Wanneer : 30 maart 2004
In Zeist hebben we weliswaar 20 april afgesproken maar dat lijkt geen goede datum. Twee dagen later vindt namelijk de vso presentatiedag plaats. Dat lijkt ons wat teveel van het goede.

Waar : Roosendaal

Onderwerp : mogelijkheden en gevolgen van invoeren artikel 213a Gemeentewet

Toekomst vso platform kleine bureaus : Afspraak is dat na drie bijeenkomsten wordt stilgestaan bij het bestaansrecht van platform kleine bureaus. Als platform doorgaat is er weer
vers bloed nodig voor de organisatie van drie bijeenkomsten.

Frans de Leur, Bergen op Zoom, 3 november 2003

Aanvullende presentaties / informatie:

·  Presentatie HOP 2 oktober·  Gemeentelijk Onderzoek Duaal·  De modelverordening artikel 213 a Gemeentewet  

Verslag vierde bijeenkomst Platform kleine bureaus
22 april 2003

Datum: 22 april 2002
Locatie: Raadhuis gemeente Haarlemmermeer te Hoofddorp
Aanwezig: de heren Bodewitz (Almere), Kogelman (Zwolle), Reierse (Zeist), Ploeger (Zoetermeer), de Nijs (Waalwijk), Schmid (Coevorden), Oelen (Almelo), Van der Poel (Roosendaal), de Leur (Bergen op Zoom) en van Dam (gastspreker), de dames: Veenstra (Delft), Lürsen + 2 collega?s (Haarlemmermeer),

Mart deelt mee dat Lydia Hubregtse (gemeente Ede) vanuit het vso-bestuur contactpersoon is voor het platform van kleine bureaus. Zij vervangt Anne-Jo Visser die het onderzoekswereldje heeft verruild voor een baan als planoloog bij de gemeente Hilversum.

Na de start met een eenvoudige lunch om 13.00 heet Mart van der Poel rond halftwee iedereen welkom. Dat zijn 13 onderzoekers uit 11 gemeenten en Marcel van Dam. Marcel is uitgenodigd om het thema van vandaag, uitbesteden versus zelf doen voeding te geven. Marcel belicht de zijde van uitbesteden. Mart kiest bij zijn inleiding voor zelf doen.
Een speciaal welkom voor de nieuwe leden te weten de gemeente Waalwijk waar de heer de Nijs een bureau mag opzetten met 2,5 fte en de gemeente Coevorden waar de heer Schmid is neergestreken om daar O&S inhoud te geven.

Ook dit keer is er weer een mini-enquête gehouden. Frans geeft kort tekst en uitleg hierover. De resultaten zijn in de bijlage weergegeven.

Voor de filosofie van meer uitbesteden hebben we Marcel van Dam gevraagd zijn mening hierover te geven. Marcel is nu griffier bij de gemeente Haarlemmermeer en was daarvoor hoofd van de afdeling O&S bij deze gemeente. Na de opening steekt Marcel van wal. In het kort staan hier de argumenten die voor uitbesteden pleiten.
· Aantal, variatie en diepte van onderwerpen die binnen een gemeente aan een onderzoek onderworpen kunnen worden is te omvangrijk en specialistisch om daar O&S mee te belasten. Als afdeling loop je dan achter de informatie aan waarover je nu net een onderzoeksvraag moet beantwoorden. Er komen altijd meer vragen dan je kan bevatten. Ook als er meer onderzoekers komen.
· Je maakt je productiever als je onderzoeken weliswaar uitbesteedt maar wel begeleidt in alle onderzoeksfasen. Zijn stelling is dat met de tijd nodig voor één onderzoek je er vier kunt begeleiden. Om feeling met de uitoefening van het vak te houden moet je als afdeling wel met enige regelmaat zelf een onderzoek uitvoeren.
· De taak van statistiek kun je beter zelf uitvoeren. ?Rare? veranderingen vallen direct op bij eigen onderzoekers. Verder moet je als gemeentelijk onderzoeker geen tabellen produceren maar trachten hoogwaardige cijfers te leveren. Hoogwaardig in de betekenis van het combineren van cijfers, databestanden waardoor nieuwe inzichten ontstaan (van gegevens naar informatie).
· Uitbesteden klinkt heel gemakkelijk maar dat is het niet. Je moet heel goed nadenken welke onderzoeksvraag je bij een extern bureau weglegt. Goede omschrijvingen en afspraken over voorwaarden, informatiegehalte (niveau) en kosten moeten onderdeel uitmaken van het gehele bestek. Uitbesteden is geen zwaktebod. Je wint aan kracht en aanzien als je als O&S-bureau is staat bent uitbestedingen goed te begeleiden.
· Wat wil je als afdeling? Welke strategie wil je voeren? Volledig facilitair zijn (u vraagt wij draaien) of meer een sterkere positie verwerven en bekleden door (ook) onderzoeksadviseur te zijn. Dit is een plaats in de organisatie die je moet veroveren. Bij de laatste situatie is de kans kleiner dat potentiële opdrachtgevers je links laten liggen. Je vervult dan ook een makelaarsrol. De inzet van onderzoek als bijdrage aan de oplossing van een probleem komt dan meer tot zijn recht. De kans dat onderzoek doen meer bijdraagt aan vergaren van kennis over een probleem en minder of niet meer dient als glijmiddel of behalen van tijdwinst wordt groter. Ook ontstaat beter inzicht in wat je als afdeling wel en niet kunt doen.
· De mogelijkheden voor dualisme in de plaatselijke politiek kunnen ook de afdeling O&S raken. Raad heeft meer financiële en bestuurlijke mogelijkheden om onderzoek te laten verrichten. Wie helpt de raad daarbij? Positie van O&S als afdeling onder de hoede van college is niet gemakkelijk. Als je bewezen hebt uitbestedingen aan te kunnen kan raad vertrouwen krijgen in O&S als adviseur. In deze situatie kunnen vreemde onderzoeksogen meer dwingen en daardoor uitkomsten een grotere acceptatiegraad halen.

Na een thee versus koffiepauze steekt Mart van wal. Hij heeft tien argumenten verzameld die pleiten vooral onderzoek te laten verrichten door gemeentelijke onderzoekers.

1. het onderzoeksproces is één geheel en moet zoveel mogelijk in één hand gehouden worden; alleen de dataverzameling kan prima losgekoppeld en uitbesteed worden (is niet echt een onderzoekerstaak)

beleidsprobleem ® onderzoeksvraag ® operationalisering ® dataverzameling
¯
beleidsaanbeveling onderzoeksconclusies data-analyse

2. de verschillende onderzoeken binnen de gemeenten krijgen meer samenhang, uitbesteden leidt tot versnippering

3. gemeentelijke O&S-bureaus zijn beter op de hoogte van de lokale situatie (maatwerk i.p.v. mal)

4. de kosten zijn vaak lager en kunnen beter ?in de hand gehouden worden?

5. er is minder overleg nodig, soms ben je bij uitbesteden net zoveel tijd kwijt met goed regisseren en aansturen als met zelf doen

6. de inhoudelijke expertise van commerciële bureaus valt nogal eens tegen (het is moeilijk vooraf te beoordelen of goed werk geleverd zal worden; de projectleider doet vaak niet zelf het meeste werk)

7. de VSO is een bijna ?onuitputtelijke? bron van ervaring en kennis die kosteloos gebruikt kan worden (ongeëvenaard in het commerciële circuit)

8. door zoveel mogelijk zelf te doen kun je je eigen expertise uitbreiden en op peil houden

9. je eigen toegevoegde waarde is maximaal zichtbaar, bij uitbesteden van het hele onderzoek loop je het risico ?overgeslagen? te worden (afhankelijk van je rol)

10. zelf onderzoek doen is veel leuker dan alleen maar regisseren en begeleiden

Wat hem betreft zijn er natuurlijk ook grenzen aan het zelf doen van onderzoek, maar uitbesteden is dan niet altijd de meest wenselijke optie:

1. gebrek aan capaciteit (uitbreiden met vaste krachten, flexibel inzetbare onderzoekers, stagiaire, collega VSO-bureaus, commerciële bureaus)

2. efficiency (de niet-onderzoekerstaken kun je vaak goedkoper uitbesteden, denk aan veldwerk en data-entry)

3. ontbrekende / gebrekkige expertise (zelf opbouwen, collega VSO-bureaus, inhuren op adviesbasis)

Na de uitleg van Mart mochten hij en ook Marcel meerdere vragen beantwoorden. Om kwart over vier besloot Mart de bijeenkomst en is een nieuwe datum en een thema vastgelegd. Noteert u maar vast,
21 oktober om 13.00 uur te Zeist. Het thema is: ?programmabegroting en bijdragen van O&S?. Het idee om enkele gemeenten zelf tekst en uitleg te laten geven over het wel en wee van hun betrokkenheid en inbreng bij de programmabegroting. Over de precieze inhoud hoort u tijdig meer.

Klik hier voor de uitslag van de mini-enquête van de vierde bijeenkomst gehouden in Hoofddorp.