Bijeenkomst VSO Platform Strategie en Bedrijfsvoering
15 september 2005 in Delft
Aanwezig: Henk-Jan Bodewitz - Almere; Erik van Esterik Dordrecht; Paul Misdorp Breda; Tineke Bouchier Purmerend; Jaap van Rossum Alkmaar; Erik Brouwer - Alphen aan de Rijn; Pieter Jan Holen Heerhugowaard; Monike van Duren - Prov. Utrecht; Johan Deijl Schiedam; Hanny Zalme Leiden; Martine de Groen Gouda; Piet Severijnen - ONDA; Rolf Tjemmes - Apeldoorn; Frans de Leur - Bergen op Zoom; Gerard Rijerse Zeist; Liesbeth Veenstra Delft; Theo Willemsen - Havenbedrijf Rotterdam; Wendy de Natris - Prov. Limburg; Nico Buurman - I&O Research
Opening en welkom door Henk-Jan Bodewitz
Henk-Jan heet iedereen welkom en vertelt de inhoud van het programma. Alle aanwezigen stellen zich kort voor. De lijst met aanwezigen is als bijlage bij dit verslag opgenomen.
Mededelingen vanuit het bestuur door Lydia Hubregtse
De bestuursvergaderingen van de VSO beginnen volgende week weer, dus geen mededelingen. Lydia maakt iedereen attent op de website van de VSO. Ze heeft geconstateerd dat een aantal gemeenten niet erg veel onderzoek op de site heeft geplaatst. Lydia roept iedereen op te kijken wat de eigen gemeente heeft geplaatst en of er niet nog meer onderzoek de moeite van het plaatsen waard is. Plaatsen van onderzoek of berichten is erg eenvoudig. Eventueel kan de hulp van Nelleke de Bruin worden ingeroepen.
Presentatie door Wendy de Natris
De Provincie Limburg had voorheen een afdeling Onderzoek met 8 à 10 onderzoekers die onderzoek uitvoerden voor de Dienst Welzijn (en soms voor externe opdrachtgevers). Er was een bestuurscommissie die de onafhankelijkheid van de afdeling en haar uitingen waarborgde.
Door verschillende ontwikkelingen veranderde de vraag voor de afdeling. De afdeling werd niet alleen maar ingeschakeld voor onderzoek, maar er werd steeds meer een beroep gedaan op andere O&S vaardigheden (tijdens ISO-certificeringen, in het kader van procesvragen, monitoring, etc.). De afdeling voerde niet meer hele onderzoeken uit, maar was soms betrokken bij een onderdeel daarvan. Er was een ontwikkeling waarbij beleidsinformatie gebundeld werd. Binnen de organisatie werd steeds meer multidisciplinair gewerkt, samen plannen gemaakt, waarbij ook samen gegevens geïnterpreteerd moesten worden. Er kwam steeds meer behoefte aan kennisdelen.
Zo ontstond de afdeling Kennis en Strategie. Deze afdeling houdt zich bezig met:
· Kennismanagement kaderstellend, ervoor zorgen dat kennis beter benut wordt.
· Kennisinfrastructuur in kaart brengen wie wat aan onderzoek doet en hoeveel geld ermee gemoeid gaat.
· Strategieontwikkeling beter inspelen op ontwikkelingen en daarin duidelijk keuzes maken (a.d.h.v. themas).
· Onderzoeksbeleid hoe besteed je onderzoek uit, hoe begeleid je dat?
De nieuwe taken van de afdeling vragen om andere competenties van de medewerkers. Zij hebben een accountrol voor de beleidssectoren. Ze weten op hoofdlijnen wat er speelt, signaleren zelf vragen, beschikken over conceptuele flexibiliteit, creativiteit en schakelvermogen. De afdeling stelt kaders, de medewerkers ondersteunen de organisatie daarbinnen. Ze denken mee over doelen en indicatoren en sturen de klant daarin.
Het effect van de verschuiving van de rol is dat er meer onderzoek wordt uitbesteed.
Presentatie door Nico Buurman
I&O Research is een zelfstandig bureau. Het is 10 jaar geleden ontstaan vanuit de gemeente Enschede, werd in 1996 een stichting en is in 2005 een BV geworden. De missie van I&O Research is: Als inspirerend en onderscheidend onderzoeksbureau, hoogwaardig onderzoek en advies leveren dat als basis kan dienen voor het oplossen van kennisproblemen van onze klanten.
Nico Buurman heeft het motto: je moet doen waar je goed in bent. Voor O&S-bureaus is dat onderzoek en statistiek. Dat moet je dus ook blijven doen. De bureaus zijn goed in de uitvoering van onderzoek als basis voor beleid. Nederland heeft al genoeg adviseurs.
Dat betekent niet dat O&S-bureaus per definitie niet kunnen of mogen adviseren. Verworven beleidskennis kan wel degelijk benut worden voor advies. Ook hier geldt weer: je moet doen waar je goed in bent. Als je veel van een onderwerp weet (bijvoorbeeld als je veel onderzoek hebt verricht voor burgerjaarverslagen), dan kun je daarover ook heel goed adviseren (bijvoorbeeld over de opzet van een burgerjaarverslag). Onderzoekers die gespecialiseerd zijn in een thema, kunnen over dit thema ook inhoudelijk of beleidsadvies geven.
Nico Buurman is van mening dat O&S-bureaus zich moeten positioneren als kennisinstituut dat zich ten doel stelt producent te zijn van kennis die voor de gemeente e.a. van hoge waarde is. Betrouwbare feiten, gedegen analyse en aansprekende concepten zijn hierbij kernwaarden.
Het ideale O&S-bureau levert:
· Statistiek (data-analyse)
· Monitors (structureel onderzoek, burgerpanels, leefbaarheid- en veiligheidsonderzoek, sociaal economische ontwikkelingen en effecten i.h.k.v. programma begroting).
· Benchmarks
· Beleidsontwikkelingen (themas signaleren door stevig in de organisatie te opereren, workshops organiseren, discussiefora op Intranet)
De ideale positionering is volgens Buurman dicht bij de bestuursdienst of in de concernstaf. Niet bij de Facilitaire Dienst, want daarmee plaats je jezelf buiten de kern van de organisatie en maak je de stap naar outsourcing ook kleiner.
Presentatie door Theo Willemsen
Theo Willemsen werkt voor het Havenbedrijf in Rotterdam bij de Port Information Desk. Het Havenbedrijf is beheerder van de haven en heeft als taak voor voldoende klanten te zorgen.
Tien jaar geleden had het Havenbedrijf een afdeling bibliotheek en statistiek, een klantgerichte afdeling die draaide als de klant vroeg.
Langzaam veranderde de houding van de afdeling van reactief naar pro-actief. In eerste instantie verzamelde de afdeling wat informatie, legde het vast en distribueerde het. Voor analyseren, combineren en opbouwen van informatie ontbrak de capaciteit. Maar met de pro-actieve houding kwam de afdeling in het vizier en werd de capaciteit uitgebreid. De afdeling ging zich meer verdiepen in de Haven en haar omgeving. Zij stelde zich de volgende vragen: Wat voor informatie heb je nodig om het goed te doen? Waar liggen onze stakeholders wakker van?
Er werd een SWOT gemaakt voor het Havenbedrijf. De afdeling speelde hierbij een belangrijke rol. Zo werd er steeds meer geparticipeerd in strategie en beleid.
De afdeling ging zich richten op het structureel monitoren van concurrenten, klanten, partners etc. Dat leverde direct bruikbare informatie op en blijft tot op heden nieuwe informatie opleveren. Kortom, de afdeling heeft inhoudelijk een slag gemaakt waarmee zij zichzelf steeds belangrijker maakte. De afdeling kwam hiermee in positie en werd gekoppeld aan de stafafdeling Strategie.
Aan de andere kant deden zich mogelijkheden voor op het gebied van de techniek. Door ontwikkeling van Intranet, internet en extranet (voor klanten van de Haven) ontstonden er kansen die de afdeling heeft gegrepen. Ze stelde nieuwsbrieven op en maakte studies toegankelijk via het intranet.
Het Havenbedrijf stelt klanten ook kennis beschikbaar. Bij het Customer Service Center kunnen klanten terecht met al hun vragen over markten, vergunningen, etc. Kennis is voor het Havenbedrijf van groot belang.
Sinds 1 januari vorig jaar heet de afdeling van Theo Willemsen Port Information Desk. De afdeling heeft zich ontwikkeld tot een pro-actief kenniscentrum voor het Havenbedrijf, maar ook voor externe klanten.
Het traject heeft een aantal leerpunten opgeleverd:
· Zonder enthousiasme krijg je een dergelijke verandering niet voor elkaar.
· Je hebt er de juiste mensen voor nodig, mensen met de goede competenties. Door opleiding en natuurlijk verloop kun je hiermee al snel een slag slaan.
· Er is commitment vanuit de afdeling voor nodig; mensen moeten hiertoe aangemoedigd en ondersteund worden.
· Het is goed om als afdeling je nek uit te steken, in plaats van de u vraagt wij draaien houding aan te nemen.
· Zorg voor win-win situaties. Leg niet te veel op als afdeling, maar straal uit dat de organisatie er verstandig aan doet om gebruik te maken van je expertise.
Discussie n.a.v. de drie presentaties
Is het mogelijk om mensen die gewend zijn onderzoek uit te voeren in de adviesrol te schuiven? Het vergt heel andere competenties. Het lijkt niet verenigbaar: analytisch vermogen, adviesvaardigheden, conceptuele flexibiliteit, kaderstelling. In veel gevallen zullen deze competenties inderdaad niet in één persoon verenigd zijn. Maar er wordt wel benadrukt dat het belangrijk is zo goed mogelijk gebruik te maken van de kennis die je in huis hebt en dit uit te dragen.
Wat is de meerwaarde van de afdeling is als het meer een adviesclub wordt en minder een uitvoeringsclub? In Limburg was de core business toch al niet data-analyse. Er werd m.n. geadviseerd over vraagstukken. Sinds de verandering is de belangrijkste vraag: Hoe kun je kennis beter benutten in de beleidsvelden? In Limburg zijn ze van mening dat het gevaarlijk is om alleen data te verzamelen. Afdelingen moeten ermee aan de slag. Hoe ze dat doen, dat moet ze geleerd worden. Simpele informatievragen zouden op Intranet beantwoord moeten worden. Zo houd je meer capaciteit vrij voor complexere klussen.
Hoe zet je zon verandering in gang als de organisatie er niet om vraagt? Door eigen initiatief, door accountgesprekken en daarin te laten zien hoe de wereld in elkaar zit. Je hoeft niet te wachten op een vraag, maar doet zelf voorstellen. Voorheen zat de afdeling vooral op de stoel van expert, nu wordt er meer met de informatiegebruiker samengewerkt (involve them, i.p.v. show them).
Daarnaast ging de discussie over de basisinformatie (statistiekpoot van de O&S afdelingen). Hoort die nog thuis bij een afdeling Kennis & Strategie? Het is volgens aanwezigen in ieder geval van belang dat de basisinformatie gebundeld en gewaarborgd wordt en niet over verschillende afdelingen wordt verspreid. Volgens een aantal aanwezigen is het juist ook de toegevoegde waarde van een O&S-afdeling te weten waar informatie te vinden is en verschillende bronnen te koppelen. Platte gegevens zijn de verantwoordelijkheid van de bronbeheerder, maar analyses en koppelingen zijn specialiteit van O&S.
De discussie wordt afgesloten met een samenvattend advies:
Om de voor jou geschikte positie te kiezen is het van belang om jezelf de volgende vragen te stellen:
· Wie zijn mijn klanten?
· Wat waarderen mijn klanten?
· Waar ben ik goed in?
· En wat wil ik doen?
De antwoorden op deze vragen vormen de basis voor de afweging die ieder O&S-bureau in het kader van zijn positionering kan maken.
Onderzoekerspool toegelicht door Erik van Esterik en discussie daarover
De voorstudie naar de haalbaarheid van een onderzoekerspool is geboren uit het idee dat we soms capaciteit over hebben en soms daaraan een tekort hebben.Maar ook omdat we soms een gebrek aan een specifieke expertise hebben of omdat we een jonge/startende onderzoeker werkervaring op willen laten doen.
Met dat idee hebben Erik van Esterik en Tineke Brouwers een enquête uitgezet onder alle O&S-bureaus. Van de 70 bureaus hebben er 35 gereageerd.
De uitkomsten op een rijtje:
· 80% heeft wel eens behoefte om in te lenen vanwege een te hoge werkdruk.
· 45% heeft wel een behoefte om in te lenen vanwege een gebrek aan expertise.
· 5% wil wel eens een medewerker uitlenen.
· 25% heeft wel eens een werkervaringsplaats beschikbaar.
Er is dus duidelijk vaker behoefte om in te lenen, dan dat er mensen kunnen worden uitgeleend, maar dat er een behoefte is is helder.
Na enige discussie wordt het volgende besloten:
Vanaf 1 januari 2006 gaat de onderzoekerspool van start. Wanneer iemand behoefte heeft aan versterking kan hij/zij een mail sturen aan alle afdelingshoofden met daarin een link naar de plek op de site. Een afdeling met een overschot kan daar op dat moment op inhaken. Het contact wordt gelegd en verder afspraken worden onderling gemaakt. Er wordt vooraf niets vastgelegd over tarieven e.d. (te denken valt aan bijvoorbeeld een uurtarief op basis van variabele kosten). De invulling is een zaak van opdrachtgever en opdrachtnemer.
E.e.a. wordt door de kerngroep verder uitgewerkt en voor 1 januari nog eenmaal aan het platform voorgelegd. Daarna proberen we het gewoon. Na een jaar wordt het concept geëvalueerd.
Afsluiting
Na dit besluit bedankt Henk-Jan Bodewitz alle sprekers en deelnemers en sluit de bijeenkomst.
Presentaties:
Presentatie Theo Willemsen [grootte:1.3 MB]
Presentatie Nico Buurman [grootte:82.5 KB]
Presentatie Wendy de Natris [grootte:63.5 KB]
