Verslag VSO bestuursvergadering

Datum:            5 april 2004

Tijd:                 10.00 ? 13.00 uur

Plaats:                         Utrecht
Aanwezig:       Paul Misdorp (vz), Marn van Rhee, Marc van Acht, Lydia Hubregtse, Joke van Antwerpen, Stephanie Hijmans (verslag)

Afwezig:          Jan Heessels (p)

1.       Opening en mededelingen

Paul Misdorp heet alle aanwezigen welkom.

Mededelingen:

• Een aantal punten die op de agenda staan, zoals personele ontwikkeling en professionalisering zullen besproken worden op de heidag;
• Marn deelt mee dat de gedragscode op 24 maart is goedgekeurd. Marn stelt voor om voor de implementatie samen te werken met de MOA en de VBO. Voor de instellingen van de geschillencommissie worden een aantal namen genoemd (Jelle Groenenveld, Puck van Tuijl, Joop Hendrix en Paul Hörchner). Ook zal Marn een stukje + foto aanleveren voor de website;

2.       Verslag bestuursvergadering dd. 2 februari 2004
Het verslag is vastgesteld. Stephanie zal de besluitenlijst aanpassen omdat er een heel aantal opstaan die niet meer van belang zijn.

3.       Kennis- en informatie-uitwisseling

Rondje Platforms

Platform Economie
Het Platform Economie zal een presentatie houden op de presentatiedag. In het najaar zal er weer een studiedag zijn.

Platform GSB
Voor de presentatiedag is het platform bezig met een enquête over het effect van het grote stedenbeleid.

Platform Statistiek
Het Platform Statistiek heeft in Hilversum vergaderd. Het bureau van Hilversum gaat helemaal weg. Op de bijeenkomst heeft het CWI een presentatie gegeven over de website van het CWI. De gegevens op wijk- en buurtniveau komen beschikbaar. Gegevens op individueel niveau zouden eventueel beschikbaar gesteld kunnen worden, afhankelijk van privacy / CWI belangen. De VSO zal een afspraak maken met het CWI om dit te regelen. Het voorstel zal eerst aan het College Wet Bescherming Persoonsgegevens voorgelegd worden.

Platform Wonen
Het Platform Wonen heeft voor 10 juni een studiedag georganiseerd.

HOP
Het Onderzoeksplatform heeft voor 7 oktober een bijeenkomst gepland. Het onderwerp is nog niet bekend, maar zal worden besproken op het vooroverleg van 17 juni in Lelystad. Ook zal door het HOP nog contact worden opgenomen met Ben van Essen van het PPO over een gezamenlijk programma(onderdeel)

Platform Kleine Bureaus
Op de vorige platformbijeenkomst is artikel 213a besproken. Het probleem is echter dat de onderwerpen vaak niet anders zijn dan voor grote bureaus. Dit probleem kan eventueel op de heidag besproken worden.

PPO
Op 29 april zal het PPO bijeenkomen in Utrecht. Jan Heessels gaat daar naar toe

Urban Audit
De site en het boek zijn nog niet klaar, naar verwachting zal dit in oktober gebeuren. Er zal een ?city summit? worden georganiseerd in oktober. Als de gegevens er zijn dan kan er gekeken worden naar vervolgacties.

Bestuurlijke aanwezigheid bij Platform Provinciale Onderzoeksbureaus
Jan Heessels zal dit platform vanuit het bestuur ondersteunen.

 

4.       Belangenbehartiging, deskundigheidsbevordering, imagoversterking

VSO boek
Paul zal nog met Ellen van Schooten overleggen over hoe om te gaan met de opdrachtgeversol. Ook moeten de termijn en kwaliteit nog vastgesteld worden. Paul zal het bestuur op de hoogte houden.

Vragenlijst benchmarking publiekszaken
De rol van de VSO inzake deze vragenlijst is onduidelijk. Het bestuur zal dan ook geen uitspraken doen over de vragenlijst. Wel wordt het op prijs gesteld dat de VSO is geïnformeerd en het bestuur wil ook graag op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen. Paul / Joke zullen het in de gaten houden.

Benchmarking handhaving
Ook hier is de rol van de VSO niet duidelijk. Joke / Paul gaan dit bespreken met de opdrachtgever. Hoe we in de toekomst met dit soort zaken omgaan zal geagendeerd worden voor de heidag in juni.

5.       Kwaliteitsverbetering, deskundigheidsbevordering, imagoversterking

Ledenenquête en opleidingsbehoefte
De ledenenquête zal verder besproken worden tijdens de heidag.
Er zijn bij Vergouwen en Overduin een aantal aanmeldingen voor het volgen van de cursussen binnengekomen. De informatie zal op de nieuwe website geplaatst worden. Geoplan heeft nog maar een aanmelding binnengekregen en heeft de vraag neergelegd of het nog wel door moet gaan. Joke zal contact opnemen met Geoplan en ook zal het cursusaanbod nogmaals op de site worden aangeboden.
Het bestuur vindt het een goed idee om op de nieuwe website een aparte knop ?opleidingen? op te nemen, met ook de mogelijkheid voor mensen om zich aan te melden. Marc zal kijken of dit mogelijk is.

Voorstel Meetlat
Er zijn problemen met het bijwerken van de gegevens van Meetlat. Opties: uitbesteden (eventueel aan het KCGS) / iemand in dienst nemen (eventueel in combinatie met andere activiteiten). Indien de Meetlat uitbesteed wordt dan moeten er goede afspraken gemaakt worden inzake profilering etc. Maarten Huurdeman (Amersfoort) zal kijken naar de tijd die het kost om informatie te verzamelen. De aanschaf van de gevraagde benodigdheden is akkoord. Paul zal dit melden aan Ben van de Burgwal.

Het onderwerp samenwerking KCGS zal tijdens de heidag nogmaals aan de orde komen. Joke en Marc zullen ook nog gaan praten met het KCGS.

Benchmarkvoorstel
Het Utrechts Beraad is nog steeds niet enthousiast over het benchmarkvoorstel. Het is nog te vroeg om te gaan benchmarken. Er kunnen beter groepjes zoals het Utrechts Beraad gevormd worden. In de toekomst zou een knop ?bedrijfsvoering? op de site kunnen worden opgenomen.

Stand van zaken website / webmaster / nieuwsbrief
Het ontwerp is klaar. Chris van de Ven is druk bezig met het plaatsen van publicaties. Verwacht wordt dat het aan het einde van deze week klaar zal zijn. Daarna kan de webredactie een top 5 op gaan stellen. Er zal nog hard gewerkt moeten worden om het binnen 2,5 week klaar te krijgen.
Ook de nieuwsbrief zal voor de tijd nog gemaakt moeten worden voor publicatie op de site. Paul zal nog iets schrijven over de heidag en de ALV, Joke iets over de cursussen, Marn iets over gedragscode, Marc iets over de achtergrond van de website en Lydia over het platform kleine bureaus. De deadline is 9 april. Ook ander belangrijk nieuws kan bij Marc aangemeld worden.

Het voorstel van Marc is om tot 1 juli een webmaster aan te stellen voor 8 uur per week. Het bestuur stemt hiermee in. Marc zal contact opnemen met Chris van de Ven. Voor de toekomst van de website moet ook aan samenwerking met het KCGS gedacht worden.

CBS overleg en EBB (Enquête Beroepsbevolking)
Er zijn een aantal concrete punten uitgekomen, te weten de tarieven en het VSO lidmaatschap / Rotterdam. Er zal nog een vervolgafspraak gemaakt worden en het zal op de agenda komen van de volgende bestuursvergadering.

6.       Vereniging, bestuur, secretariaat

ALV
De sfeer tijdens de ALV was heel goed en er was veel interactie. Wel wordt opgemerkt dat de stukken veel te laat verstuurd zijn als gevolg van het veel te laat aanleveren van kopij. Ook wordt opgemerkt dat het stramien van het jaarverslag niet altijd werkt.
Ook wordt afgesproken dat nieuwe leden al in de vooraankondiging voorgesteld worden (zoals brief Houten) zodat de leden van tevoren kennis kunnen nemen en eventueel bezwaar maken.
Voor de bestuursvergadering van september zal de ALV 2005 geagendeerd worden.

Functie secretaris / bestuursassistent
Vincent van Stipdonk zal uitgenodigd worden voor de heidag. Paul zal nog contact met Peter Castenmiller opnemen over dat de overeenkomst zal lopen tot 1 januari 2005. Jan en Paul ronden de besprekingen met SGBO af over de inzet van een bestuurssecretaris en ontwerpen een concept contract dat zij eerst nog langs deze bestuursleden sturen voor commentaar alvorens naar SGBO toe te sturen. Over de opvolging van Stephanie als bestuursassistente komen we tijdens het volgende bestuursoverleg (bestuursvergadering en/of  heidag) te spreken. De discussie zal in het perspectief van verdere professionalisering en financiële mogelijkheden plaatsvinden.

Thema's voor de heisessie

a.       Hoe gaan wij om met de vraag vanuit de leden om meer ondersteuning en de grenzen waarop wij qua inzet stuiten?

b.       Hoe kunnen wij de professionalisering van de leden het beste faciliteren en toch de juiste afstand bewaren?

c.       In hoeverre sporen nieuwe kansen met onze doelstellingen en in hoeverre kunnen we nog duidelijker prioriteiten stellen?

d.       Hoe kunnen we onze ambities behouden en hoe kunnen we ze waarmaken?

e.       Is professionele ondersteuning wenselijk, waaruit zou die moeten bestaan en hoe organiseren wij deze?

Als jullie suggesties hebben graag doorgeven aan Paul, hij gaat ook nadenken over de vorm en kan op jullie een beroep doen als inleider op de discussie.

Presentatiedag

Paul heeft een mail gehad van MWM2 over deelname aan de presentatiedag, met de vraag waarom nog niet gereageerd is. Paul zal contact met Luuk de Vries opnemen en Marn van Rhee informeren.

7.       Overige

Aanmelding gemeente Venray

De gemeente Venray heeft zich als lid aangemeld. Paul heeft een uitgebreid gesprek gehad met mevrouw Gommans. Zij was erg enthousiast en haar gegevens worden in het VSO dossier opgenomen. Jan zal nog contact met haar zoeken voor meer inhoudelijke samenwerking en toelichting op de contributie.

Aantal medewerkers VSO

We weten nu hoeveel aangesloten leden we hebben (± 75?). Het aantal gebruikende leden ligt op ongeveer 460.

Proceedings VBO ? VSO congres
Arie Mens van de VBO kwam met de vraag of de VSO nog over extra proceedings à EUR 5,70 per stuk zou willen beschikken. Jan en Paul hebben de urgente vraag van Arie met 'ja' beantwoord en 60 exemplaren laten bijdrukken: 20 voor het secretariaat en 4 exemplaren voor de bestuursleden en de leden van het UB ten behoeve van PR doeleinden.

8.       Rondvraag
De heidag staat gepland voor 15 juni in Breda;
De bestuursvergadering staat gepland voor 7 juni in Utrecht.