Paul Misdorp (voorzitter)
Jan Heessels (penningmeester)
Peer van der Helm (secretaris)
Anne-Jo Visser (bestuurslid)
Joke van Antwerpen (bestuurslid)
Marn van Rhee (bestuurslid)
Marc van Acht (bestuurslid)
Stephanie Hijmans (bestuursassistente ? verslag)
Marleen Overwater (Barendrecht)
Johan Deijl (Schiedam)
Thomas Gelissen (Provincie Limburg)
Sylvia de Ruiter (Zeewolde)
Frits de Lijster (Haarlem)
Liesbeth Veenstra (Delft)
Twan van Hurk (Delft)
Lydia Hubregtse (Ede)
Mart van der Poel (Roosendaal)
Tom Merkx (Nijmegen)
Maureen van Beers (Tilburg)
Marineke Monbredau (Utrecht)
Corinne Oudijk (Rotterdam)
Han de Nijs (Waalwijk)
Anton van Vulpen (Deventer)
Ineke Willighagen (Zwolle)
Egbert Edelman (PON)
Maarten Huurdeman (Amersfoort)
Pieter Jan Holen (Heerhugowaard)
Eric Verkaar (PON)
Adrik Schmid (Coevorden)
Hilde Reints (Provincie Utrecht)
Tieske Meijders (Provincie Utrecht)
Bert Hofstede (Hengelo)
Nico Buurman ( I&O Research)
Harry ten Caten (Eindhoven)
Afwezig met kennisgeving:
Johan Groenewoud (Lelystad)
Ruud de Jong (Hilversum)
A. Torringa (Almelo) Pieter de Jong (Leiden) Erik Nonhebel (Meppel)
T. Snijders (Groningen)
J. Schoeber (Venlo)
Opening
Paul Misdorp heet alle aanwezigen van harte welkom. Hij bedankt de gemeente Amersfoort voor de gastvrijheid. Vervolgens wordt er stilgestaan bij de oorlog in Irak. Paul Misdorp legt uit dat de opzet van de ledenvergadering enigszins anders is dan voorgaande jaren. Eerst zullen de eerste drie punten van de agenda aan bod komen. Dan zal Corinne Oudijk de discussie inleiden over ?uitbesteden of zelf doen?. Vervolgens zullen de overige agendapunten aan de orde komen.
1. Mededelingen en afzeggingen
Er zijn geen mededelingen en er zijn 7 afzeggingen.
2. Nieuwe leden
Anne-Jo Visser heet de aspirant leden, provincie Utrecht, gemeenten Coevorden en Waalwijk welkom. Zij vraagt aan hen om zich kort voor te stellen.
Provincie Utrecht
Hilde Reints vertelt dat zij bij het I&O bureau van de dienst Welzijn, Economie en Bestuur werkt. Er zijn ook nog een aantal andere onderzoeksbureaus binnen de provincie. De dienst Welzijn, Economie en Bestuur houdt zich bezig met kerngegevens, monitoren, onderzoek op maat, het doen van evaluaties, adviseren en kennis verbeteren.
Gemeente Waalwijk
Han de Nijs vertelt dat Waalwijk een gemeente is met ongeveer 45.000 inwoners. Onlangs is besloten om een bureau Onderzoek en Statistiek op te richten en organisatorisch wordt dit ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsbureau van de sector Centrale Ondersteuning. Binnenkort wordt gestart met de invulling van 2,5 FTE.
Gemeente Coevorden
Adrik Schmid vertelt dat hij bezig is met het opzetten van een statistische database. Op dit moment zijn er binnen de gemeente nog geen gegevens beschikbaar, behalve die voor het CBS verplicht zijn. Vervolgens wordt aan de ledenvergadering toestemming gevraagd ze als lid toe te laten. De aanwezigen stemmen hiermee in.
3. Verslag ALV 16 mei 2002
Het verslag wordt na een aantal naamswijzigingen vastgesteld.
Inhoudelijk gedeelte
Corinne Oudijk, directeur COS Rotterdam geeft een inleiding over de kerntaken voor gemeentelijke onderzoeksbureaus ? uitbesteden of zelf doen? Zij vertelt dat zij in eerste instantie vooral neigde naar zelf doen. Corinne geeft aan dat in tijden van economische bloei zelfdoen het devies is, in mindere tijden wordt meer gedaan aan uitbesteden. Redenen om niet uit te besteden kunnen zijn dat het organisatorische problemen geeft en de kwaliteitsbewaking moeilijker is. Redenen om wel uit te besteden kunnen zijn: het tijdelijk zelf geen mensen ter beschikking hebben, vanwege acquisitie, of omdat het goedkoper is. Ook kan het opdoen van expertise door samen te werken met andere bureaus een reden zijn om uit te besteden. Voordelen van het uitbesteden kunnen zijn dat je de klant daardoor beter helpt en het geeft meer flexibiliteit. De wijze waarop een bureau te maken heeft met uitbesteden hangt sterk af van het type bureau dat je bent: een gemeentelijke afdeling met een min of meer vast takenpakket, een bureau met een onderzoekscoördinerende of regisserende taak of een bureau dat ook de vrij markt op mag of moet. Als je voor uitbesteden kiest is het ook belangrijk dat je weet aan wie je iets kunt uitbesteden, zorg voor referenties. Zorg ook voor goede begeleiding en kwaliteitscontrole en informeer ook een naar ervaringen bij andere VSO leden.
Vervolgens worden de grote en de kleine bureaus gesplitst om een half uur over de volgende stellingen te discussiëren:
a. Wat bepaald wat voor type bureau je bent c.q. wil zijn.
b. Het is goed om regie in handen te houden en (soms) delen uit te besteden. Welke delen, wanneer.
c. Hoe ziet de ideale verhouding uitbesteden / zelf doen eruit
d. Is er behoefte aan een bestand met informatie over welke bureaus welke producten aanbieden.
e. Is men bereid informatie te leveren voor het opbouwen van een dergelijk bestand.
Bij de grote bureaus wordt eerst over de definitie van uitbesteden gesproken. Ook kan geconcludeerd worden dan zij graag de regie in eigen handen houden als het gaat om belangrijke beleidsissues. Ook de positie van het bureau binnen de gemeente speelt een rol. Tevens wordt geconstateerd dat er sprake is van een golfbeweging.
Bij de kleine bureaus wordt gesproken over de kwaliteitseisen die er gesteld worden als er uitbesteed wordt. Is er een lijst met ?prefered suppliers? op te stellen? De tijd is echter te kort om alles te bespreken en daarom zal er op 15 april tijdens de platformbijeenkomst van de kleine bureaus verder over dit onderwerp worden gesproken.
Vervolgens concludeert Paul Misdorp dat er geen algemene conclusie te trekken is, maar dat het een heel belangrijk onderwerp is. Daarom zal er zeker ook in de toekomst aandacht aan dit onderwerp worden besteed.
4. Jaarverslag
Het jaarverslag 2002 heeft als thema ?actief en betrokken?. Het is gestoeld op de drie peilers van de
vereniging, te weten: kennis- en informatie-uitwisseling, belangenbehartiging en vertegenwoordiging
en kwaliteitsverbetering en deskundigheidsbevordering.
Paul Misdorp geeft geen verdere toelichting, maar nodigt uit tot het stellen van vragen. Corinne Oudijk
geeft aan waardering te hebben voor de werkgroep Meetlat vraagt zich af hoe het gefinancierd wordt.
Het bestuur licht toe dat de VSO zorgt voor de financiering van het opvragen van de bestanden etc.
maar dat er door Amersfoort nog veel meer uren in gestoken zijn die niet vergoed worden.
Nico Buurman geeft aan dat de gegevens in het jaarverslag over de CBS commissies verouderd zijn.
Het bestuur geeft aan de banden met het CBS te gaan versterken en de commissies opnieuw te
verdelen. Ook wordt gemeld dat er op 11 november een werkbezoek aan het CBS gebracht zal
worden. Er zullen ongeveer 100 mensen aan deel kunnen nemen. Nadere informatie hierover volgt.
Ook geeft Nico Buurman aan dat er voorzichtig omgegaan moet worden met het ontwikkelen van een
opleidingsaanbod. Het bestuur geeft aan er voor te waken dat het wiel niet opnieuw wordt
uitgevonden.
Het jaarverslag wordt vastgesteld.
5. Financieel jaarverslag
Jan Heessels geeft een korte toelichting op het financieel jaarverslag 2002. Het vermogen is gestegen, de werkgroepen hebben weinig budget opgemaakt, de kosten voor het secretariaat zijn minder dan verwacht en de bestuursassistente is later in het jaar begonnen dan verwacht. Corinne Oudijk stelde de vraag of niet-leden meer hebben betaald voor de RIO-gegevens. Jan Heessels heeft dit bevestigd. Het financieel jaarverslag is vastgesteld.
6. Verslag kascontrolecommissie
De vergadering volgt het voorstel van de kascontrolecommissie om de penningmeester decharge te verlenen.
7. Werkplan 2003
Ook het werkplan behoeft geen verdere toelichting. Corinne Oudijk vraagt zich echter af waarom het Utrechts Beraad niet in het werkplan is opgenomen. Het bestuur geeft aan dat alleen van de werkgroepen waarvan de plannen bekend zijn, zijn opgenomen in het werkplan. Dat het Utrechts Beraad er nu niet in staat wil echter niet zeggen dat het is opgeheven. Als het Utrechts Beraad opgenomen wil worden in het werkplan moeten zij met voorstellen komen wat de plannen zijn. Ook geeft Bert Hofstede aan dat een verdere blik op de toekomst ontbreekt. Zaken als dualisme, het burgerjaarverslag, benchmarking etc. ontbreken. De vraag wordt gesteld hoe we ervoor kunnen zorgen dat deze punten toch op de agenda komen te staan. Het bestuur gaat met de heidag bezien of initiatieven genomen moeten worden. Ook zal er op 4 november een VSO-VBO congres plaatsvinden met als thema; trends in beleidsonderzoek?. Ook is kennisuitwisseling via de website natuurlijk altijd mogelijk. Voorts stelt Thomas Gelissen voor hoofdstuk 3, te weten de onderwerpen kwaliteitsverbetering, kennismanagement, medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek, te verbreden naar provincies. Het bestuur stemt hiermee in. Hilde Reints geeft ook nog als tip mee aan de lijst van ?meer naamsbekendheid in de vakwereld? het VIAG (www.viag.nl) toe te voegen.
Ook vraagt Paul Misdorp aan de leden mee te werken aan een enquête die binnenkort wordt verzonden!!
Het werkplan 2003 wordt goedgekeurd.
8. Begroting 2003 / 2004
Als gevolg van het RIO is de begroting redelijk ambitieus. Dit niet meegerekend wordt er een tekort
van ongeveer ?11.000 verwacht.
Frits de Lijster stelt de vraag waarom er op de begroting van 2004 geen post opgenomen voor het
RIO. Paul Misdorp geeft aan dat de pm post hiervoor vervangen kan worden. Maarten Huurdeman geeft te kennen het bedrag dat gereserveerd is voor het beheren van de website mager te vinden. Het bestuur geeft aan dat de uren van de bestuursassistente ook een groot deel bestemd zijn voor het beheer van de site.
De begroting 2003 wordt vastgesteld.
9. Samenstelling van het bestuur
Per 1 april zal Anne-Jo Visser als planoloog aan de slag gaan bij de gemeente Hilversum. Zij zal daarom aftreden als bestuurslid. Lydia Hubregtse O&S Ede wordt voorgedragen als nieuw bestuurskandidaat. Vanwege de tijdsdruk die ontstond door het snelle vertrek van Anne-Jo Visser is de procedure niet verlopen zoals beschreven in het huishoudelijk reglement. Het bestuur vraagt begrip voor de situatie. De vergadering gaat akkoord Lydia Hubregtse als bestuurslid te benoemen. Anne-Jo Visser wordt bedank voor haar bijdrage aan de vereniging. Paul Misdorp en Marn van Rhee worden herverkozen.
10. W.v.t.t.k.
a. o Op 3 april zullen er in Delft twee workshops worden gegevens over de richtlijnen cultuurparticipatieonderzoek en het internetpanel.
b. o Er zal tussen het bestuur en het Platform GSB afgestemd worden hoe de contacten het Kenniscentrum Grote Steden zullen verlopen.
c. o Maarten Huurdeman wordt bedankt voor de gastvrijheid en Corinne Oudijk voor haar inleiding op de discussie over uitbesteden of zelf doen.
