Aanwezig:

Paul Misdorp (voorzitter)

Jan Heessels (penningmeester)

Joke van Antwerpen (bestuurslid)

Lydia Hubregtse (bestuurslid)

Marn van Rhee (bestuurslid)

Marc van Acht (bestuurslid)

Stephanie Hijmans (bestuursassistente ? verslag)

Carla Verheijen (Eindhoven)

Peter Castenmiller (SGBO)

Jan van den Heuvel (Den Bosch)

Bas Tierolf (Groningen)

Maarten Huurdenman (Amersfoort)

Pieter Jan Holen (Heerhugowaard)

Adrik Schmid (Coevorden)

Twan van der Hurk (Delft)

Caia Oortwijn (Tilburg)

Maureen van Beers (Tilburg)

Han de Nijs (Waalwijk)

Geert Verschuren (Bergen op Zoom)

Hans Beukers (Lelystad)

Annie van Deursen (Bureau Oostveen)

Paul Oostveen (Bureau Oostveen)

Marineke Monbredau (Utrecht)

Tineke Bouchier (Purmerend)

Mariëlle Spruyt (Haarlem)

Jelle Groeneveld (Alkmaar)

Nico Buurman (I&O Research)

Mart van der Poel (Roosendaal)

Egbert Edelman (PON Brabant)

Hein Quist (SGBO)
Dharma Tjiam (SGBO)

Hans Rappa (Almelo)

Tom Merkx (Nijmegen)

Gerard Schouw (KCGS)

Michel van Leeuwen (KCGS)
Dirk Heessels (KCGS)

Opening

Paul Misdorp heet alle aanwezigen van harte welkom. Hij bedankt de gemeente Den Haag voor de gastvrijheid.

Wat klein van groot kan leren en andersom

Gerard Schouw, directeur van het Kenniscentrum Grote Steden, geeft een presentatie over wat het Kenniscentrum doet. Het KCGS is een stichting die in maart 2001 is opgericht door 25 grote steden en 9 departementen. Al deze partijen verstrekken jaarlijks een subsidie waarmee het Kenniscentrum in stand wordt gehouden. Het doel van het Kenniscentrum is uitwisseling van kennis en ervaringen te stimuleren tussen de steden. Gemeenten en departementen krijgen volop mogelijkheid om over schuttingen te kijken, praktijkervaringen uit te wisselen en met elkaar in dialoog te gaan. Zo kunnen zij leren van elkaar of samen naar oplossingen te zoeken, zodat steden het wiel niet steeds opnieuw hoeven uit te vinden. Naast de informatieve website, voorziet het Kenniscentrum de steden van praktische en wetenschappelijke kennis via conferenties en themabijeenkomsten waarin interactie tussen professionals uit de drie pijlers centraal staat.
Michel van Leeuwen, kennismanager, vertelt over de website van het Kenniscentrum en de oprichting van stedelijke kenniscentra. Vanaf begin 2004 is het kenniscentrum gestart met de pilot ?lokale kenniscentra? met de steden Leeuwarden, Zwolle en Den Haag. Deze pilot geeft steden de mogelijkheid om sneller en gemakkelijker onderling kennis te verspreiden via het intranet van de eigen gemeente.
Er wordt gesproken over de eventuele samenwerkingsmogelijkheden tussen het KCGS en de VSO. Het is mogelijk om te website van de VSO volledig te integreren met die van het kenniscentrum, maar ook is het mogelijk om alleen de databases te koppelen. Ook het gezamenlijk opzetten van een kwaliteitssysteem om aangeleverde publicaties te beoordelen behoort tot de mogelijkheden.
Hierover zal in de toekomst nog verder gepraat worden.
Vervolgens wordt nog gesproken over wat klein van groot kan leren en andersom. Het kenniscentrum geeft als stelling dat dit contextafhankelijk is. Hierover wordt nog even gediscussieerd met als conclusie dat klein en groot elkaar weldegelijk nodig hebben.

Ledenenquête VSO
Hein Quist van SGBO geeft een presentatie over de resultaten van de ledenenquête. Hij vergelijkt de resultaten van de uitkomsten van de enquête met die in 2001 is gehouden. Hij stipt de belangrijkste punten aan.

Het aantal mensen dat bekend is met de activiteiten van de VSO is duidelijk toegenomen. Het komende jaar verwachten de meeste leden meerdere bijeenkomsten te gaan bezoeken. Voor een aantal leden is de reisafstand naar de bijeenkomsten een bezwaar.
De meeste leden zijn bekend met de verschillende platforms en deze worden ook erg gewaardeerd. De tevredenheid over de communicatie binnen de VSO is verdeeld. Over de communicatie van het bestuur naar de leden is men redelijk tevreden, maar tussen leden onderling zou volgens een redelijk grote groep de communicatie kunnen verbeteren.

Vrijwel alle leden kennen de website. De meeste leden bezoeken de site met enige regelmaat. De tevredenheid over de website is ten opzichte van 2001 afgenomen. Veel leden vinden dat de website voor verbetering vatbaar is. De leden zouden graag meer informatie uit willen wisselen via de site.

De leden zijn redelijk tevreden over de externe oriëntatie van de VSO. Wel vinden ze dat de VSO geen moderne uitstraling heeft.

De doelstellingen worden door de leden onderschreven en het grootste deel van de leden vindt dat de VSO deze doelstellingen realiseert. Ook zijn de meeste leden het eens met de trends die het bestuur heeft geformuleerd.

Het eindrapport zal zeer binnenkort beschikbaar komen.

1.       Mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

2.       Nieuwe leden

Er zijn 4 aanmeldingen van aspirant leden, te weten de provincie Friesland, gemeente Houten, Scoop en bureau Oostveen. Met de toetreding van Friesland, Houten en Scoop wordt zondermeer ingestemd. Over de aanmelding van bureau Oostveen wordt nog gediscussieerd omdat het om een commercieel bureau gaat. De leden geven aan dat er, net als bij alle andere leden, sprake zal moeten zijn van tweerichting verkeer. Dus niet alleen halen, maar ook brengen. Het gaat om informatie-uitwisseling om niet. Na de toezegging van bureau Oostveen dat zij bereid zijn om informatie te delen geven de leden aan geen probleem met de toetreding te hebben.
Naar aanleiding van deze discussie zegt het bestuur toe de statuten nogmaals goed te bekijken zodat het voor particuliere bureaus niet zonder meer mogelijk is om lid te worden. Ook wordt afgesproken dat aspirant leden voortaan in de vooraankondiging voorgesteld zullen worden.

3.       Verslag ALV 22 maart 2003

Het verslag wordt na een aantal naamswijzigingen vastgesteld.

4.       Jaarverslag 2003

Het jaarverslag 2003 heeft als thema ?begrensde mogelijkheden?. Het verslag staat in het teken van de professionalisering als gevolg van de vele initiatieven. Met als belangrijkste vraag hoe die ambities aan de vereniging verbonden kunnen blijven. Er zal in het komende jaar goed nagedacht moeten worden over de prioritering. Ook is het misschien een idee om extra bronnen aan te boren om geld voor de vereniging binnen te halen.
Ook wordt kort het benchmarkvoorstel besproken. Joke van Antwerpen geeft aan dat het eigenlijk veel efficiënter is om een clubje te vormen en met elkaar eens van gedachten te wisselen. Zij doet dat ook met het Utrechts Beraad. Voor meer informatie over hun werkwijze kun je dan ook terecht bij Joke van Antwerpen.
Het jaarverslag wordt vastgesteld.

5.       Financieel jaarverslag

Jan Heessels geeft een korte toelichting op het financieel jaarverslag 2003. Het vermogen is weer iets gestegen, de werkgroepen hebben weinig budget opgemaakt, de kosten voor het secretariaat zijn lager dan verwacht.  

Het financieel jaarverslag is vastgesteld.

6.       Verslag kascontrolecommissie

De vergadering volgt het voorstel van de kascontrolecommissie om de penningmeester decharge te verlenen.
Tevens worden er twee nieuwe kandidaten voor de kascommissie aangesteld, te weten Han de Nijs (Gemeente Waalwijk) en Carla Verheijen (Gemeente Eindhoven)

7.       Werkplan 2004

Voor het werkplan 2004 geldt hetzelfde als voor het jaarverslag 2003. Ook hier moet goed nagedacht worden over de ambities en mogelijkheden.
Ook wordt gesproken over het voortbestaan van de Meetlat. De werkgroep heeft aangegeven niet voldoende tijd meer te hebben om de Meetlat bij te houden. Er zal dus naar een oplossing gezocht moeten worden. Afgesproken wordt dat Maarten Huurdeman zal kijken naar de mogelijkheden en kosten voor de Meetlat

Het werkplan 2004 wordt goedgekeurd.

8.       Begroting 2004 / 2005

De begroting 2003 wordt vastgesteld.

9.       Samenstelling van het bestuur

Per 1 januari heeft Peer van der Helm afscheid genomen als secretaris. Vanuit SGBO zal hoogstwaarschijnlijk een nieuwe secretaris komen. Ook Marc van Acht zal in de loop van dit jaar afscheid nemen van het bestuur. Er zal naar een opvolger voor hem gezocht worden. Stephanie Hijmans zal per 1 juli 2004 afscheid nemen. Hoe hier verder invulling aan gegeven zal worden zal nog door het bestuur bekeken worden.

10.   W.v.t.t.k.

o        Er zal tussen het bestuur en het Platform GSB afgestemd worden hoe de contacten het  Kenniscentrum Grote Steden zullen verlopen. Jan van den Heuvel (gemeente Den Bosch) zal hier ook bij betrokken worden.

o        Carla Verheijen draagt aan dat het misschien een goed idee is om gezamenlijk een profielschets voor een beleidsonderzoeker te maken.