Inhoudelijk gedeelte: Benchmarken

Wethouder A.J.G. Oomen (Breda) verwelkomt de VSO in Breda. Hij stelt dat ook bij politici begint door te dringen dat vergelijken met andere gemeenten goed is en niet primair bedreigend. Door te benchmarken open je de blik naar buiten en accepteer je dat de invloed van de omgeving belangrijk is voor je eigen visieontwikkeling, koersbepaling en beleid.

De wethouder plaatst vervolgens enkele strategisch-inhoudelijke opmerkingen. De wethouder is ervan overtuigd dat goede gemeentelijke bureaus voor Onderzoek en Statistiek de gemeente juist meer oplevert dan het haar kost. Namelijk:

·          Een gerichter en minder hap-snap beleid

·          Goede prestatie en sturingsinformatie om beleid bij te stellen waar nodig

·          Een beter inzicht in risico?s en effecten van beleid

·          Transparantere en beter onderbouwde besluitvorming

Om de rol van hoofd O&S in de komende tijd van dynamiek, verandering en onzekerheid goed te kunnen spelen moet u ook kritisch zijn voor u zelf. Dat betekent volgens de wethouder: blijvend investeren in verbetering van een aantal competenties:

1.      gevoel hebben voor de bestuurlijke context

2.      beknopt, helder en eenduidig rapporteren en presenteren

3.      toegankelijk zijn en toegankelijk maken van maatschappelijke relevante  informatie

4.      op snelle wijze de goede informatie en advies verstrekken

5.      omgevingsbewustzijn: weet hoe andere gemeenten scoren

Robert Vergeer van SGBO geeft een kijkje in de keuken van SGBO. Zijn presentatie kunt u downloaden van de website. Hieronder enkele hoofdpunten uit zijn presentatie.

Het gaat met name over hoe je komt van meten naar leren en welke rol prestatie-indicatoren en kengetallen daarbij spelen. Benchmarking is volgens SGBO: gestructureerde vergelijking van organisaties met als doel: leren van elkaar en verbeteren van de eigen organisatie.

De methodiek van SGBO is als volgt: Gestandaardiseerde vragenlijst, bedrijfsgegevens, kengetallen en kenniskringen. De valkuilen bij benchmarking kunnen de volgende zijn: Onderschatting van de hoeveelheid werk, de gegevens zijn onvergelijkbaar, strategische opstelling, aanvallen instrument en andere deelnemers en afhaken. De winst van benchmarken:

·          Witte vlekken analyse van beleid/organisatie

·          Concrete aangrijpingspunten voor verbetering organisatie/beleid

·          Witte vlekken analyse van managementinformatie

            Door:

·          Vergelijkingskringen: het verhaal achter de cijfers

·          Leren van elkaar: gestructureerd zoeken naar best practices

·          Spannend en verassend: je leert meer dan je van tevoren denkt

·          Enthousiasme: er ontstaan duurzame kennis netwerken

Aansluitend houdt Henk Wesseling, gemeentesecretaris van Dordrecht, een presentatie.

Zijn gehele presentatie kunt u downloaden van de website. Hij gaat in op benchmarken in het algemeen en benchmarken in de Dordtse praktijk. Henk Wesseling gaat in op het thema verantwoording in de netwerksamenleving en de dilemma?s van de toezichtdemocratie. Hij benadrukt: doe aan zelfverantwoording. Een benchmark is een goed middel om zelfverantwoording weer te geven. Het is ook een krachtig middel tegen dilemma?s. In Dordrecht is een interne audit uitgevoerd naar de kwaliteit, benutting en uitkomsten van benchmarks. Er is een toetsingskader ontwikkeld voor de inhoudelijke kwaliteit van benchmarks en het benchmarkproces. Uitkomsten van deze interne audit zijn dat benchmarks uitgevoerd worden op bedrijfsvoering en beleidsterreinen.

 Met name op beleidsterreinen zijn er nog witte vlekken.

Conclusie: inzet benchmarks staat voor zelfverantwoording nog in de kinderschoenen. Vervolgens gaat hij in op het Dordtse benchmarksbeleid.

Henk Wesseling noemt het VNG project een leerproces en met als doel transparantie op basis van intergemeentelijke vergelijking. Hij onderscheidt twee sporen:

1. Database ontsloten via website

?Handvat voor spiegelen aan collega gemeenten

?Handvat voor democratische controle door de raad

?Groeipad, eerste versie eind 2005

2. Familie van benchmarks

?Kwaliteitsbewaking (?keurmerk?)

?Totaalbeeld zonder dubbelingen

 Het SGB in Dordrecht heeft zelf al enkele benchmarks ontwikkeld.

In de toekomst zal hun rol uitbreiden met: kwaliteitsbewaking o.b.v. adviesfunctie, benchmarks ontwikkelen waar nodig en nog niet beschikbaar, uitbouw zelfverantwoording m.b.v. benchmarking.

De onderzoekbureaus hebben een kwaliteitsbewakende rol. De rol die voor de VSO is weggelegd is volgens Henk Wesseling: bijdragen aan (door)ontwikkelen databank, coördinatie en kwaliteit van gegevens bewaken.

Bert Hofstede gaat kort in op de presentaties van de twee sprekers en biedt de zaal gelegenheid tot discussie. Enkele discussiepunten die aan de orde komen:

Tineke Bouchier: Als O&S zit je dichtbij de bedrijfsvoering van de gemeente, bijvoorbeeld de programmabegroting. Kan O&S gegevens over de bedrijfsvoering van de gemeente zelf leveren?

Robert Vergeer zegt dat O&S geen onafhankelijke speler is.

Henk Wesseling: roept O&S bureaus op actiever te zijn, en meer dingen naar je toe te trekken.

Ook werd gevraagd naar de rol bij de totstandkoming van de programmabegroting: Hoe krijg je die rol? Amsterdam heeft bijvoorbeeld die rol gekregen/afgedwongen.

Jan van den Heuvel: Er is wel een verschil tussen de grote en middelgrote gemeenten. De doorwerking in middelgrote gemeenten is sneller. In grote gemeenten kan er sprake zijn van verkokering.

Tijdens de lunch voorafgaand aan de ALV heeft iedereen een mini-benchmark ingevuld met 4 vragen / stellingen over benchmarking. Dit is de uitslag:

1.      Aan hoeveel benchmarks doet uw gemeente mee? De antwoorden variëren van 0 tot en met 41. Het gemiddelde aantal benchmarks is 12. 13 mensen hebben geen idee aan hoeveel benchmarks hun gemeente deelneemt.

2.      Een goede benchmark heeft veel indicatoren (28% mee eens)

       Een goede benchmark heeft weinig indicatoren (72% mee eens)

3.      Deelname aan een benchmark versterkt de positie van het O&S bureau van die gemeente: 79% mee eens, 3% mee oneens, 17 % heeft geen mening.

4.      Als je je gegevens niet op orde hebt, moet je niet benchmarken: 75% mee eens, 1%mee oneens,14 % geen mening.

1. Ingekomen Mededelingen

De volgende leden hebben zich afgemeld: gemeente Utrecht, gemeente Rotterdam, gemeente Hoogeveen, gemeente Meppel, gemeente Delft

2. Toetreding nieuwe leden

De gemeente Hoogeveen wordt als nieuw lid vastgesteld.

3. Verslag algemene ledenvergadering van 18 maart 2004

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

4. Jaarverslag 2004 activiteiten

Nico Buurman heeft een opmerking over de privacyregeling (p.2) Hoe gaan anderen om met de actieve melding richting college Bescherming Persoonsgegevens. Marn van Rhee geeft aan dat je kunt volstaan met eenmalig melden van databestanden, en idem voor steekproefonderzoek, dit in algemene termen, zodat het niet voor elk onderzoek vereist is. VSO zal bezien of er een privacy statement kan worden opgesteld, en op de website worden geplaatst. Hij vraagt zich ook af hoe het er voor staat met de wijk en buurtindeling (p.7). Marc van Acht zegt dat het platform Statistiek zal nagaan hoe het staat met de resultaten van bespreking hierover met het CBS.

Tineke Bouchier vraagt naar de achtergrond van de opmerkingen in het verslag aangaande opleidingen en cursussen. Joke meldt dat er geen animo was voor de cursussen terwijl deze duidelijk naar de leden gecommuniceerd zijn. Het is een beter idee om via de website informatie uit te wisselen over goede cursussen en het aanbod op de website te zetten.

Paul vraagt de leden of opleiding en ontwikkeling speelt binnen hun organisatie. Het antwoord is ja, maar het budget is beperkt. Geconcludeerd wordt dat het beperkte succes van de cursussen ligt aan de kleine doelgroep en weinig budget.

Afgesproken wordt dat het platform Strategie en Bedrijfsvoering zich hierover gaat buigen en dat de website een uitwisselinginstrument wordt voor het aanbod van goede cursussen. Daarbij kan een gemeente die aan een (externe) cursus deelneemt aangegeven of anderen ook kunnen intekenen.

Daarnaast wordt naast opleidingsniveau ook competentiemanagement aangedragen als mogelijk thema voor Platform Strategie en Bedrijfsvoering

Het jaarverslag wordt vastgesteld, met complimenten voor de volledigheid en de leesbaarheid.

5. Financieel jaarverslag

Jan Heessels, de penningmeester, licht de financiële stukken toe. Voor het eerst in jaren is in 2004 ? conform opdracht van de ALV - op het eigen vermogen ingeteerd. Dit zit voornamelijk in de professionaliseringslag waar een begin mee gemaakt is: de website en de aangetrokken bestuursassistentie in samen werking met KCGS. Ook is er een nieuw contract vastgesteld met SGBO. Zowel voor 2005 en 2006 zijn hiervoor budgetten in de begroting opgenomen.

Tom Doornbos vindt het vermogen nog steeds vrij hoog. Hij vraagt zich af of het niet beter is een ondergrens te hanteren. De penningmeester zegt dat hij de ondergrens van ? 30.000 euro hanteert, aangezien een geleidelijke ontpotting nodig is in het kader van de professionaliseringslag.

Carla Verheijen vraagt zich af waarom het kapitaal niet winstgevender weggezet wordt. Jan geeft aan dat dit iets is om mee te geven aan de nieuwe penningmeester.

Het financieel jaarverslag wordt vastgesteld.

6.Verslag Kascontrolecommissie

Carla Verheijen doet verslag namens de kascontrolecommissie. Op 9 maart bericht zij heeft de kascontrolecommissie de financiële huishouding van de vereniging in goede orde aangetroffen.

De samenstelling van de kascontrolecommissie wordt gewijzigd. Carla gaat in het bestuur en verlaat hierdoor de kascontrolecommissie. Han de Nijs (gemeente Waalwijk) blijft en Twan van de Hurk (gemeente Delft) vertrekt. Jan Heessels neemt zitting in de kascontrolecommissie met goedkeuring van de ALV.

7. Werkplan 2005

Nico Buurman brengt allereerst de complimenten aan het bestuur over het degelijke en tegelijk voortvarende werkplan. Hij vraagt of de urban audit nog beleidsgevolgen heeft. Joke van Antwerpen geeft aan dat een aantal steden zichzelf met een aantal andere Europese steden heeft vergeleken. Amsterdam heeft bijvoorbeeld een factsheet gemaakt. Het CBS werkt echter niet mee met het aanleveren van historische gegevens. Daarnaast is er in september een bijeenkomst over urban research for urban policy. Paul Misdorp vraagt aan Jan van de Heuvel of er ontwikkelingen zijn m.b.t. Brabantstad. Het is een toepassingsinstrument. Joke van Antwerpen zegt dat de meerwaarde zit in de vergelijking in Europees verband. Zij heeft CBS, KCGS en BZK-GSB bijeen geroepen. Dit overleg komt binnenkort weer bijeen. Joke Antwerpen stelt voor om met de tien eerste deelnemers bijeen te komen om te spreken over de doorwerking. Zij geeft verder aan dat de Audit mogelijk in de toekomst zal worden gebruikt voor de toekenning van fondsen en subsidies.

Tineke Bouchier: Het ontbreekt in het werkplan aan een kader/visie op de O&S afdelingen. Paul zegt dat dit onder kwaliteitsverbetering valt. Met betrekking tot een visie is interactie met de leden nodig. De VSO is een netwerkorganisatie en het lastig om namens de leden te spreken. Henk-Jan Bodewitz geeft aan dat in het Platform Strategie en Bedrijfsvoering op 15 september drie modellen aan de orde komen. Jan Heessels merkt op dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen de strategie van de vereniging en de strategie voor O&S afdelingen. Besloten wordt dat platform Strategie en Bedrijfsvoering, Bestuur en Utrechts Beraad hierover komend jaar een bijeenkomst organiseren.

Het werkplan 2005 wordt vastgesteld.

8. Begroting 2005

Nico Buurman merkt op dat er een tekort is op de begroting van 2006. Deze opmerking is ter overweging voor het bestuur.

De begroting van 2005 wordt vastgesteld en de begroting van voor 2006 wordt voorlopig vastgesteld.

9. Samenstelling bestuur

De voorzitter bedankt namens de ALV de vertrekkende bestuursleden Jan Heessels, Marc van Acht en Marn van Rhee voor hun inzet. De opvolger van Jan Heessels is Egbert Edelmann, werkzaam bij het PON in Tilburg. Bert Hofstede, hoofd O&S Hengelo volgt Marc van Acht op. De opvolger van Marn van Rhee is Carla Verheijen, hoofd Bestuursinformatie en Onderzoek in Eindhoven. De nieuwe bestuursleden stellen zich kort voor aan de ALV. Verder stellen Nelleke de Bruin (bestuursassistent en webmaster van VSO) en Vincent van Stipdonk (secretaris VSO) zich voor. Paul Misdorp wordt herbenoemd als voorzitter voor een periode van 3 jaar.

10. Rondvraag

Er zijn geen vragen voor de rondvraag. Paul Misdorp dankt de aanwezigen en sluit de vergadering.

Bijlage: aanwezigen op ALV