Aanwezig: Paul Misdorp (VZ), Vincent van Stipdonk, Egbert Edelmann, Bert Hofstede, Joke van Antwerpen, Carla Verheijen, Lydia Hubregtse, Nelleke de Bruin

1.     Opening

Paul meldt dat het stuk van Ben van de Burgwal en het Datavosverzoek van Marc van Acht nog zijn binnengekomen en dat die onder agendapunt 6 behandeld zullen worden.

Paul meldt dat het afscheid van Jelle van Groeneveld heeft plaatsgevonden. Joke is hier naar toegeweest.

Joke meldt dat zij om 12.00 weg moet vanwege een vergadering bij het KCGS.

Tini van Gruijthuijsen heeft zijn zoon verloren. Vincent stuurt een kaart namens het VSO bestuur. Ben van de Burgwal heeft zijn vader verloren. Paul belt hem nog en Vincent stuurt een kaart namens het VSO bestuur.

2.     Verslag van 14 maart

Na enkele tekstuele wijzigingen wordt het verslag aangenomen.  Besloten wordt dat als de notulen klaar zijn, deze aan alle bestuursleden gemaild worden. Alle bestuursleden hebben dan 2 dagen om te reageren op de notulen, daarna worden ze op de website geplaatst.

Nelleke: Aanvullen postadressen bestuursleden op de website: wel uitgeprobeerd, maar past niet in het tekstvak, dus niet opgenomen. E-mail adres en telefoonnummer is voldoende.

Vincent heeft extra boekjes presentatiedag verspreid onder bestuur.

De cursus van het Netwerk publieke onderzoeksprogrammering staat op de website.

De oprichtingsbijeenkomst voor de VSO presentatiedag staat gepland op 29 april.

Voorstel nieuwsbrief wordt deze vergadering besproken.

Egbert moet nog checken welke provincies lid zijn.

Paul heeft contact gehad met Pieter de Jong. Wat betreft het boek is afgesproken dat hij een coördinerende rol kan krijgen als het tweede boek over beleidsonderzoek in de steigers wordt gezet. Tegen die tijd contact opnemen met Peter van Hoesel.

Pieter de Jong heeft nog geen contact opgenomen met  Lydia (Platform Strategie en Bedrijfsvoering) contact opnemen over de klantenbrochure. Lydia gaat zelf met hem contact zoeken.

Marn heeft nog geen handleiding offerte aanvraag gemaild aan Lydia. Lydia herinnert hem daaraan.

Het (relatie)geschenkenbeleid staat geagendeerd.

Positiebepaling t.o.v. commerciële sponsoren.  Voor wat betreft de Presentatiedag is het gewoon dat er commerciële sponsoren gezocht worden. Voor de website is besloten dit niet te doen. Wel kunnen er eventueel andere commerciële initiatieven ontplooid worden. Hier wordt tijdens de heidag op teruggekomen.

Controleren actualiteit en kwaliteit adressenbestanden; dit loopt nog. Nelleke mist enkele contactpersonen in de ledenlijst. Zij gaat deze achterhalen.

Marc van Acht heeft nog geen stuk gemaakt over de bevolkingsprognose. Nelleke belt hem hierover.

De Atlas van de Gemeente staat op de agenda.

Er heeft een overleg plaatsgevonden over de gemeentelijke reïntegratiestatistieken. Bert is hierbij aanwezig geweest.  

3.     Terugblik ALV 31 maart

Besproken wordt hoe de bijeenkomst is ervaren: wat ging goed en wat is voor verbetering vatbaar?

Duidelijk is dat met benchmarken het juiste onderwerp is gekozen aangezien het zoveel discussie met zich meebrengt. Bij veel onderzoekers en hoofden leeft nog veel verwarring over de vele benchmarkinitiatieven. Bert vraagt zich af of de ALV vooral tot discussie moet leiden of ook tot besluitvorming. Carla merkt op dat het doel van de bijeenkomst niet geheel duidelijk was van tevoren. Is het doel alleen consulteren of ook advies? Geconcludeerd wordt dat informatie overdracht en discussie belangrijke doelstellingen zijn tijdens het inhoudelijke deel van de jaarvergadering. Bert vraagt of de opkomst van zo?n 30 personen normaal is voor een VSO ALV. Paul zegt van wel, vorig jaar waren er iets meer deelnemers, het jaar daarvoor weer minder.

De punten die door de leden zijn ingebracht waar het bestuur of een platform actie moet ondernemen zijn:

o         Het Privacystatement moet op de website komen. Marn zou hiervoor een modelbrief aanleveren. Lydia gaat hier achteraan.

o         Bert Hofstede zoekt uit hoe het ervoor staat met de wijk en buurtindeling van het CBS.

o         Tijdens de ALV is afgesproken dat het platform Strategie en Bedrijfsvoering zich over het cursusaanbod gaat buigen en dat de website een uitwisselinginstrument wordt voor het aanbod van goede cursussen. Daarbij kan een gemeente die aan een (externe) cursus deelneemt aangegeven of anderen ook kunnen intekenen. Daarnaast wordt naast opleidingsniveau ook competentiemanagement aangedragen als mogelijk thema voor Platform Strategie en Bedrijfsvoering

o         Tijdens de ALV is besloten dat platform Strategie en Bedrijfsvoering, Bestuur en Utrechts Beraad over het kader en de visie op de O&S afdelingen komend jaar een bijeenkomst organiseren. Op 27 mei gaat het bestuur dit bespreken.

Opmerkingen en aanvullingen op het concept-verslag kunnen doorgegeven worden aan Nelleke. Besloten wordt het verslag na de wijzigen op de website te plaatsen als conceptverslag. Ook stuurt Nelleke het conceptverslag naar alle aanwezigen gezamenlijk met het artikel van de gemeentesecretaris Henk Wesseling.

4.     Definitieve vaststelling taakverdeling bestuur en stand van zaken CBS.

De taakverdeling zoals die nu op de site staat klopt op een aantal dingen na.  Bij Carla staat nog werkgroep Mededinging, deze komt te vervallen. De gedragscode die nu bij Carla ligt, gaat naar Paul. Bij Bert Hofstede staat nog webredactie, die taak komt te vervallen. Webredactie ligt al bij Lydia. De contacten met de MOA neemt Egbert voor zijn rekening.

Lydia merkt op of de contacten met de MOA verder moeten gaan dan alleen een signaleringsfunctie. Moet de VSO ook actief deelnemen als contactpersoon? Het bestuur vindt van niet en vindt een signaleringsfunctie voldoende.

Wat betreft het CBS is Joke het primaire aanspreekpunt. Bert is als deelnemer van het Platform Statistiek de aangewezen persoon als vertegenwoordiger op het gebied van regio-indeling.

Carla gaat deelnemen in de expertgroep ondernemingendemografie. Dit is een tijdelijke functie en de verwachting is dat de expertgroep 1 keer per jaar bijeenkomt. Egbert is contactpersoon voor het RIO.

5.     Inventarisatie nieuwe leden

De gemeente Heemskerk heeft belangstelling voor het lidmaatschap van de VSO. De gemeente telt ongeveer 35.000 inwoners en momenteel is een stagiair bezig met het opzetten van een O&S afdeling. Als dit allemaal lukt willen ze na de zomer lid worden. De gemeente Heemskerk is aspirant-lid totdat de ALV hen als lid heeft goedgekeurd.

Daarnaast heeft Partoer aangegeven wel lid te willen worden bij Egbert. Partoer is een centrum voor maatschappelijke ontwikkeling in de provincie Fryslân. Op het gebied van zorg en welzijn is Partoer het kennis - en informatiecentrum voor beleidsontwikkeling en uitvoering. Partoer is deskundig in het aansturen van projecten. Partoer werkt met lokale en provinciale overheden en organisaties aan de kwaliteitsverbetering van de Friese samenleving. Egbert en Paul plannen een gesprek met hen (ook in actiepunten laten terugkomen)

Het Kenniscentrum van Vrom is nog een discussiepunt. Zij hebben al wel een bijeenkomst van het Platform Wonen bijgewoond. Op 27 mei tijdens de brainstormsessie zal het punt wie er wel en niet lid kunnen worden van de VSO besproken worden.

6.     De stand van zaken Benchmarken

De stukken bij dit agendapunt zijn naast het verslag van benchmarkbijeenkomst voorafgaand aan de ALV, het advies van Ben van de Burgwal over de VGS benchmark en het verzoek van Marc van Acht en Ben van de Burgwal over Datavos.

In de benchmarkbijeenkomst is besloten dat de Meetlat de komende jaren nog een functie heeft.  Daarbij is het een optie om op termijn met het CBS samen te werken. Joke vraagt naar de achtergrond daarvan.  Joke vindt dat het doel van de samenwerking duidelijk moet zijn. Zij denkt dat als het CBS geen strategisch belang heeft bij die samenwerking, het CBS niet wil samenwerken. Vincent licht toe dat het een optie is, en dat het bestuur de Meetlat kan vragen of dit een variant voor de toekomst is om nader uit te werken.

Aan de orde komt, hoe het VSO bestuur de regie gaat uitzetten met betrekking tot alle benchmarkinitiatieven. In de huidige situatie  lopen alle lijnen door elkaar heen. Er moet dus 1 aanspreekpunt vanuit het bestuur komen die gevoed wordt door de experts.  De experts zijn in dit geval voor het VNG initiatief: Hans Leijs, Egbert Edelmann en Erik Nonhebel uit Meppel. Voor het VGS initiatief heeft Ben van de Burgwal de expertrol op zich genomen. Na overleg wordt besloten dat Joke het aanspreekpunt vanuit het VSO bestuur wordt.

Voor de brainstorm van 27 mei moet de structuur duidelijk zijn. Dat wil zeggen de rollen van de betrokkenen zijn benoemd en de informatie-uitwisseling is helder. Voor 27 mei moet er ook een conceptdocument liggen waarin de visie van het VSO bestuur m.b.t benchmarken  is uiteengezet. Vincent maakt hiervoor een voorzet en stuurt het dan als een kettingdocument rond aan alle bestuursleden. Dit betekent dat ieder bestuurslid aan bod komt om zijn wijzigingen of aanvullingen aan te geven. Hiervoor krijgt elk bestuurslid ongeveer 3 dagen de tijd. Het document moet elke keer gecct worden aan Nelleke, zodat zij het proces kan structureren.

Op het stuk van Ben van de Burgwal moet een reactie komen vanuit het bestuur. Vincent gaat dit doen.

Het verzoek tot aanschaf van Datavos wordt aangenomen. Nelleke informeert Marc van Acht zodat hij de zaken in gang kan zetten. Het systeem is naar verwachting eind juni klaar.

7.     Nieuwsbrief Bestuur

Lydia heeft een voorstel gemaakt voor de nieuwsbrief van het VSO bestuur. Besloten wordt dat het niet een bestuurs-nieuwsbrief dient te zijn, maar een algemene VSO nieuwsbrief, die 1 keer in de twee maanden gaat verschijnen.  Nelleke is verantwoordelijk voor de inhoud van de nieuwsbrief. Bestuursleden en leden kunnen bij haar informatie aanleveren.

8.     Verkenning Samenwerking met Blauw Research

Dit agendapunt is niet besproken en wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

9.     Relatiegeschenken (beleid) VSO

De notitie van Vincent wordt vastgesteld.  Nelleke zal de notitie rondmailen naar de platform voorzitters en secretarissen. Ook zal een geschikte plek op de website worden gezocht.

10. Resultaten enquête strategie en bedrijfsvoering

Het bestuur heeft kennis genomen van de resultaten en zal hier op 27 mei dieper op ingaan.

11. Leerlingen/bevolkingsprognose

Dit agendapunt zou Marc voorbereiden, maar hij is hier niet meer aan toegekomen. Tijdens de volgende bestuursvergadering zal dit aan de orde komen. Nelleke neemt contact met hem op over de voorbereiding van dit agendapunt.

12. Stand van zaken Jeugdmonitor

Op de heidag 27 mei komt dit agendapunt aan bod.

13. Inhoud VBO/VSO boek en interne verspreiding

Dit agendapunt wordt schriftelijk afgehandeld. Paul meldt het volgende:

De VSO (Jan Heessels) heeft op 11 februari aangegeven 520 boeken te zullen afnemen. Hierin is inbegrepen de boeken bestemd voor de deelnemers aan het congres in december. Ten aanzien van de relatie met Van Gorcum stel ik voor Egbert Edelmann aan te wijzen als tekenbevoegde voor Van Gorcum (Roelof Meijering). Het afleveradres is het secretariaat van de VSO, dus het adres van de SGBO ten name van de secretaris Vincent van Stipdonk. Roelof Meijering zal door Vincent en Egbert nog even worden benaderd. Ik zal de mail van Arie Mens naar hen beiden doorsturen.

Verder komt er een auteurscontract met de redactie en als de tekst voor 1 juni wordt aangeleverd (dat is haalbaar) dan is het rapport beschikbaar op 1 september.

14. afhandelingen financiering Atlas voor Gemeenten

Dit agendapunt wordt schriftelijk behandeld door Vincent.

Er lag nog de kwestie voor de financiering van Atlas voor Gemeenten in het licht van het gebruik van data voor de Meetlat. In december is daarover een brief uitgegaan, waarin de VSO een bijdrage van ? 800 per jaar voorstelde voor de gegevens van de Atlas. Daarop kwam geen reactie. Na lang heen en weer bellen heb ik Gerard Marlet gesproken. Hij beschouwde de brief als een afwijzing en had niet begrepen dat wij een reactie verwachten. Hij vond het aanbod onvoldoende. Aangezien het niet mogelijk is dat de meetlat 10.000-en Euro?s gaat bijdragen aan de Atlas, ziet het er naar uit er rekening mee moet worden gehouden dat levering van gegevens door Atlas aan de Meetlat dit jaar zal stoppen. Ben van de Burgwal is van deze ontwikkelingen op de hoogte.

15. Voorbereiding VSO-brainstorm 27 mei

onderwerpen

Het is gebruikelijk 2 a 3 onderwerpen uitgebreid aan de orde te stellen.  Besproken wordt dat de twee casussen: benchmarken en jeugdmonitoring aan de orde zullen komen. Daarnaast moeten de rollen van de VSO in het algemeen besproken worden.

Waar

Aangezien Bert niet bij  het avondgedeelte kan zijn, is besloten in de buurt van Hengelo een lokatie te zoeken. Bert gaat een lokatie in Deventer proberen te regelen.

Vincent werkt het programma verder uit en in de DB vergadering zal dit verder aan de orde komen.

Vincent maakt een voorzet voor het benchmarkstuk. Alle bestuursleden kunnen hierop reageren, Nelleke waarborgt de structuur.

Egbert maakt een conceptstuk over jeugdmonitoring. Hij stemt dit af met Lydia en Bert.

Bert regelt een lokatie in Deventer.

Nelleke stuurt het verslag van de vorige brainstorm rond, indien dit zinvol is.

16. Sluiting

Paul sluit om 13.00 de vergadering.

Volgende AB bestuursvergadering 19 september om 10.00 in Utrecht

Agendapunten (voor zover niet tijdens de brainstormdag behandeld)

·          Extra inkomsten: Rol commerciële sponsoren/advertenties website

·          Afstemming jeugdmonitor

·          Leerlingen/bevolkingsprognose

·          Verkenning samenwerking met Blauw Research

Volgende DB vergadering 25 april om 14.00 in Breda

Agendapunten

o         agenda brainstorm

o         voorbereiding brainstorm (inhoudelijk)

o         formele overdracht bestuursbevoegdheden (KvK)

o         Verkenning samenwerking met Blauw Research

o         vergaderorde