| Concept Verslag VSO DB bestuursvergadering Datum: 13 december 2005 (10.45-12.15) Lokatie: Den Bosch, verkadefabriek Aanwezig: Paul Misdorp (VZ), Egbert Edelmann, Vincent van Stipdonk en Nelleke de Bruin |
1. Opening en mededelingen
Egbert wil graag dat de statuten even tijdelijk van de website gehaald worden, omdat het bestuur bezig is deze hier en daar aan te passen. Paul en Vincent vinden dit niet nodig Afgesproken wordt dat Nelleke een opmerking plaatst op de website dat het bestuur bezig is met de herziening van de statuten.
2. Financiering Platform activiteiten
Egbert heeft een notitie geschreven en dit stuk wordt besproken.
Omdat het in het verleden regelmatig voorkwam dat gedurende een begrotingsjaar platforms met nieuwe activiteiten kwamen die vooraf niet waren begroot, is er door het VSO bestuur (in 2003 of 2004) voor gekozen om binnen de begroting ieder Platform / werkgroep een budget te geven van 700,-. Een budget om incidentele, vooraf niet begrote kosten een plaats te geven in de financiële administratie van de vereniging. Naar het zich nu laat aanzien zijn veel mensen binnen de platforms van mening dat het budget bedoeld is voor het organiseren van structurele activiteiten (bijvoorbeeld het regelmatig organiseren van studiedagen). Dit is dus niet het geval. Het beschikbaar gestelde budget dient voor het opvangen van incidentele, niet voorziene kosten die de Platforms gedurende een begrotingsjaar kunnen maken, bijvoorbeeld door het uitnodigen van sprekers op een platform bijeenkomst. Egbert wil met de notitie de werkgroepen aansporen na te denken over de kosten die ze jaarlijks maken en dat ze een begroting opstellen.
Egbert scherpt het stuk hier en daar aan en maakt een communicatieversie voor de website.
Betalen voor bijeenkomsten: het bestuur staat achter dit principe.
3. Ledenadministratie
Egbert heeft in overleg met Nelleke een notitie opgesteld over de ledenadministratie.
De ledenadministratie loopt momenteel via het CRM systeem van KCGS. Alle wijzigingen die in dit systeem worden aangebracht door Nelleke, moeten ook handmatig op de website worden doorgevoerd (via het zogenaamd WABBIT). Naast de webpaginas waar alle VSO leden met contactpersonen zijn te vinden kent het WABBIT ook een zogenaamde leden login. In deze leden login staan momenteel 467 individuele medewerkers van de VSO leden. Een evaluatie van de deelnemers aan het HOP heeft aan het licht gebracht dat slechts eenderde van de HOP leden voorkomen in de leden login.
Omdat de ledenadministratie is ondergebracht in het CRM van KCGS, is de VSO dus kwetsbaar als er om wat voor reden dan ook iets spaak loopt in de samenwerking. Daarnaast blijkt dat er niet zo maar extra informatie opgenomen kan worden in het CRM van KCGS. Het DB bestuur is van mening van de VSO onafhankelijk moet zijn van KCGS. Als voor een ander systeem gekozen gaat worden, kan dit een systeem zijn dat Tremani bouwt of een ander extern systeem. Egbert en Nelleke gaan op zoek naar een geschikt systeem.
4. Samenwerking VSO-KCGS
Michel van Leeuwen heeft een overeenkomst opgesteld en een samenwerkingsvoorstel op basis van vorig jaar.
Paul vindt het geheel te smal. Besloten wordt de overeenkomst ondersteuningsovereenkomst te noemen en deze op sommige punten aan te passen. Dingen die in het samenwerkingsvoorstel staan kunnen op sommige punten ingevoegd worden in de ondersteuningovereenkomst (bijvoorbeeld het stuk over de werkzaamheden). Nelleke past de ondersteuningsovereenkomst aan op de besproken punten.
Paul maakt een aparte samenwerkingsovereenkomst. In deze samenwerkingsovereenkomst komen de volgende punten terug. De VSO wil met het Kenniscentrum samenwerken op de volgende punten:
- STIP bijeenkomsten
- Kennisateliers in samenwerking met de platforms
- Samenwerking met platforms op andere terreinen behalve bijeenkomsten
- Vragendatabank: stimuleren kennismanagement
5. Vragendatabank
Paul heeft hierover al eerder met Gerard Schouw van het Kenniscentrum gesproken. SGBO heeft echter ook interesse dit uit te voeren.
Afgesproken wordt dat er eerst een intern traject plaatsvindt. Paul verstuurt de opdrachtbrief zal eerst naar het HOP en het platform Statistiek gestuurd worden, dan met eventuele aanpassingen kan deze brief naar KCGS en SGBO gestuurd worden.
De agendapunten: Statuten en Voorstel Jaarstukken zijn niet besproken.
Actielijst:
- Nelleke een opmerking plaatst op de website dat het bestuur bezig is met de herziening van de statuten.
- Egbert scherpt het stuk over de financiering platformactiviteiten aan en maakt een communicatieversie voor de website.
- Egbert en Nelleke gaan op zoek naar een geschikt systeem voor de ledenadministratie.
- Nelleke past de ondersteuningsovereenkomst aan op de besproken punten.
- Paul maakt een aparte samenwerkingsovereenkomst.
- Paul verstuurt de opdrachtbrief over de vragendatabank naar HOP en platform Statistiek
